Klienti katru dienu Outlook jautā, cik PVN un darba algas nodokļu jāmaksā, līdz kuram datumam un kur ir viņu rēķins, un grāmatvedis katru reizi atver Horizon un pārraksta summas. Asistents sagatavo atbildes melnrakstu no Horizon vai Tildes Jumis datiem un iesniegšanas termiņiem, kā arī mēneša kopsavilkumu. Nosūta grāmatvedis.
Atbilst ISO 27001NIS2 DORA
Lielākā daļa klientu e-pastu grāmatvedības birojā atkārtojas. „Cik PVN man jāmaksā šomēnes un līdz kuram datumam?”, „Cik ir darba algas nodokļu un VSAOI par darbiniekiem?”, „Atsūtiet man rēķinu par aprīli”, „Vai deklarācija jau iesniegta?”. Grāmatvedis atver klienta datus sistēmā Horizon vai Tildes Jumis, apskata PVN deklarāciju un algu pārskatus VID un VSAA portālos, pārraksta summas e-pastā un termiņu pievieno no atmiņas. Ar desmit klientiem tas ir pārvaldāms, ar simtu – tās ir vairākas stundas dienā, un steigā tiek uzrakstīta nepareiza summa vai atbilde aiziet nepareizam klientam. Mēneša beigās katram klientam joprojām vajag kopsavilkumu par to, ko maksāt un kas trūkst, un bieži tas netiek uzrakstīts.
Asistents sagatavo melnrakstu, bet grāmatvedis to nosūta. Tas nolasa grāmatveža pastkasti Outlook, atpazīst atkārtotus klientu pieprasījumus un, pirms grāmatvedis atver e-pastu, sagatavo atbildi no šī klienta datiem sistēmā Horizon vai Tildes Jumis: pēc apstiprinātas deklarācijas maksājamo PVN, darba algas nodokļus un VSAOI no algu reģistra, biroja pakalpojumu rēķina kopiju, bet termiņus ņem no PVN deklarāciju un VSAOI/IIN pārskatu iesniegšanas kalendāra, nevis no atmiņas. Ja klients jautā ko tādu, kā nav datos, piemēram, vai ir vērts reģistrēties kā PVN maksātājam, asistents melnrakstu neraksta un atzīmē e-pastu grāmatvedim. Slēgšanas dienā tas katram klientam sagatavo kopsavilkuma e-pastu: maksājamās summas un termiņi, iesniegtās deklarācijas, trūkstošie dokumenti. Grāmatvedis visus melnrakstus redz Outlook kā nenosūtītus, pārskata summas, labo un nosūta; bez viņa nekas klientam neaiziet. Ieviešam ar Claude caur Amazon Bedrock ES reģionā: klientu grāmatvedības dati tiek apstrādāti ES, netiek izmantoti modeļu apmācībai, un katrs melnraksts un grāmatveža lēmums tiek reģistrēts atbilstoši VDAR. Ar Horizon un Tildes Jumis savienojamies caur API vai eksportu, bet ne ar VID vai VSAA portāliem: termiņi nāk no publiska kalendāra, un deklarācijas un pārskatus iesniedz grāmatvedis.
Četri soļi no ievades līdz ierakstam sistēmā – ar cilvēka apstiprinājumu tur, kur ir risks.
Asistents nolasa grāmatveža pastkasti Outlook, atpazīst atkārtotus pieprasījumus (summas, termiņi, rēķins, deklarācijas statuss) un pēc sūtītāja nosaka klientu pēc biroja klientu saraksta. E-pasti ar citiem jautājumiem paliek grāmatvedim bez melnraksta, tikai ar atzīmi.
No klienta datiem sistēmā Horizon vai Tildes Jumis asistents ņem maksājamo PVN pēc apstiprinātas deklarācijas, darba algas nodokļus un VSAOI no algu reģistra un rēķina statusu, bet termiņi nāk no PVN deklarāciju un VSAOI/IIN pārskatu iesniegšanas kalendāra. Ja deklarācija vēl nav apstiprināta, tas summu neraksta un atzīmē, ka e-pasts gaida grāmatvedi.
Atbilde parādās Outlook kā nenosūtīts melnraksts pēc biroja veidnes: summas, maksājuma rekvizīti, termiņi, pievienots rēķins. Grāmatvedis pārskata summas, labo un nosūta. Slēgšanas dienā kopsavilkuma e-pasti visiem klientiem tiek sagatavoti tāpat.
Ja klients lūdz padomu, dati sistēmā Horizon un deklarācijā nesakrīt vai klients nav piešķirts, asistents melnrakstu neraksta un atzīmē e-pastu grāmatvedim. Katru mēnesi pārskatām, cik melnrakstu nosūtīti bez labojumiem, un kopā ar galveno grāmatvedi precizējam veidnes.
Atbildes un mēneša kopsavilkumi parādās jūsu Microsoft 365 vidē kā nenosūtīti e-pasti pēc biroja veidnēm, kuras apstiprina galvenais grāmatvedis.
Maksājamās summas, algu reģistri un rēķinu statusi tiek ņemti caur API vai eksportu, tikai no tā klienta datiem, kuram grāmatvedim ir piekļuve.
Deklarāciju un maksājumu termiņi tiek glabāti vienā kalendārā, ko asistents izmanto atbildēm un kopsavilkumiem, bet grāmatvedis – kā atgādinājumu.
Katrs melnraksts, labojums un nosūtītais e-pasts tiek reģistrēts ar laiku un lietotāju. Grāmatvežu apmācība un atbalsts pirmajā slēgšanas ciklā ir ieviešanas daļa.
Claude caur Bedrock ES reģionā + Horizon / Tildes Jumis dati + Outlook. Platformu izvēlamies pēc uzdevuma un pēc tā, kur drīkst atrasties jūsu dati. Plašāk par šo pakalpojumu un tā ierobežojumiem lasiet pakalpojuma lapā.
Nē. Visas atbildes un mēneša kopsavilkumi paliek Outlook kā nenosūtīti melnraksti, līdz grāmatvedis pārbauda summas un nospiež nosūtīšanu. Ja birojs vēlāk nolems atļaut vienkāršas atbildes, piemēram, rēķina kopiju, sūtīt automātiski, tas būs atsevišķs lēmums un atsevišķs noteikums žurnālā.
Summas nāk no klienta datiem sistēmā Horizon vai Tildes Jumis: PVN pēc apstiprinātas deklarācijas, darba algas nodokļi un VSAOI no algu reģistra. Termiņi nāk no iesniegšanas kalendāra, ko uzturam kopā ar jums. Asistents neslēdzas pie VID vai VSAA sistēmām un neko neiesniedz; to dara grāmatvedis.
Grāmatvedis e-pastu sūta no sava Outlook pēc biroja veidnes, tāpēc klientam tas ir parasts biroja e-pasts, un par to atbild grāmatvedis. Klientu datus apstrādā Claude caur Amazon Bedrock ES reģionā, bez apmācības uz jūsu datiem, bet to, kā informēt klientus par AI izmantošanu atbilstoši VDAR, vienojamies ieviešanas laikā.
Klienti sūta rēķinus kā telefona foto, piegādātāju PDF failus un pārsūtītus e-pastus, un grāmatvedis tos ievada ar roku.
Bankas izraksti tiek lejupielādēti kā XML vai CSV un ar roku rindu pa rindai saskaņoti ar rēķiniem, un neskaidri maksājumu mērķi jāprecizē pie…
Jautājums par PVN atskaitīšanu vai IIN atvieglojumu aizņem pusstundu, meklējot VID skaidrojumos, bet biroja procedūras dzīvo kolēģu atmiņā.
Pēc 10. datuma grāmatveži raksta klientiem par trūkstošajiem rēķiniem, bankas izrakstiem un avansa norēķiniem.
Šo pakalpojumu sniedz speciālisti ar spēkā esošiem starptautiskiem sertifikātiem. Viņu kompetenci apliecina neatkarīgas organizācijas, nevis mēs paši.
AI sistēmas tiek ieviestas ar aizsardzību pret datu noplūdi un modeļu ļaunprātīgu izmantošanu.
AI drošības programma un tās kontroles tiek pārvaldītas pēc ISACA metodoloģijas.
AI riski tiek identificēti un pārvaldīti kā jebkuri citi IT riski.
Atbildam 1 darba dienas laikā
