Darbinieki piektdienā no atmiņas aizpilda Clockify vai Harvest, tāpēc daļa klientu stundu netiek izrakstīta rēķinā. AI sagatavo dienas uzskaites melnrakstu no Outlook kalendāra, pasta un Jira uzdevumiem, darbinieks to apstiprina minūtē un ieraksti nonāk Clockify, bet piegādātāju rēķini tiek sasaistīti ar projektiem un sagatavoti Horizon vai Zalktis.
Atbilst ISO 27001NIS2 DORA
Profesionālo pakalpojumu uzņēmumā rēķins klientam balstās uz laika uzskaiti Clockify vai Harvest, bet laika uzskaite balstās uz darbinieka atmiņu. Konsultants dienā strādā ar vairākiem klientiem, atbild uz e-pastiem Outlook, apmeklē Teams sapulces un aizver uzdevumus Jira vai Asana, bet uzskaiti aizpilda nedēļas beigās, kad puse sīko darbu jau ir aizmirsta. Daļa stundu aiziet „vispārīgajā darbā”, un rēķins klientam sanāk mazāks par faktiski pavadīto laiku. Tikmēr grāmatvedība saņem piegādātāju rēķinus, kas jāpiesaista projektiem un jāievada Horizon vai Zalktis, lai redzētu projektu rentabilitāti, un arī tas tiek darīts ar rokām, apjautājoties, kam rēķins domāts.
Katras dienas beigās risinājums ar Microsoft Graph pārskata darbinieka Outlook kalendāru, nosūtītos e-pastus un Teams sapulces, paņem no Jira vai Asana tajā dienā aizvērtos vai komentētos uzdevumus un sagatavo dienas uzskaites melnrakstu: kurš klients un projekts, cik laika, īss apraksts. Darbinieks saņem melnrakstu Teams, izlabo ilgumus vai piesaisti un apstiprina to minūtē. Apstiprinātie ieraksti, izmantojot API, tiek ierakstīti Clockify vai Harvest pareizajā projektā, uzkrājas projektu tabulā un mēneša beigās kļūst par pamatu rēķiniem klientiem, ko pārskata projekta vadītājs un izraksta grāmatvedis. Paralēli Outlook saņemtie piegādātāju rēķini tiek atpazīti, piesaistīti projektam un izmaksu kategorijai pēc piegādātāja, projekta numura vai pirkuma pasūtījuma un sagatavoti importam Horizon, Zalktis vai Tildes Jumis, kur grāmatvedis apstiprina partiju. Veidojam to ar Power Automate plūsmām jūsu Microsoft 365 vidē, datus ievelkam ar Microsoft Graph ar minimālām tiesībām, rēķinus atpazīstam ar AI Builder vai Azure AI Document Intelligence ES reģionā, bet ar Clockify, Harvest, Jira un grāmatvedības sistēmu integrējam, izmantojot API, failu eksportu vai e-pasta plūsmu atkarībā no jūsu plāna. Darbinieka kalendārs un e-pasti tiek izmantoti tikai melnrakstam, netiek glabāti un nekur netiek kopēti.
Četri soļi no ievades līdz ierakstam sistēmā – ar cilvēka apstiprinājumu tur, kur ir risks.
Dienas beigās Power Automate plūsma ar Microsoft Graph paņem darbinieka Outlook kalendāra ierakstus, nosūtīto e-pastu tēmas un adresātus un Teams sapulces, bet no Jira vai Asana tajā dienā aizvērtos vai komentētos uzdevumus. Saturs tiek izmantots tikai klienta un projekta piešķiršanai, nevis glabāšanai.
AI grupē aktivitātes pa klientiem un projektiem no jūsu Clockify vai Harvest projektu saraksta, novērtē ilgumus pēc kalendāra un e-pastu laika un uzraksta īsu aprakstu. Aktivitātes, ko tas nespēj piešķirt, tas atzīmē kā jautājumu darbiniekam, nevis iemet vispārīgajā darbā.
Darbinieks izlabo un apstiprina melnrakstu Teams, un ieraksti, izmantojot API, parādās Clockify vai Harvest. Mēneša beigās projekta vadītājs pārskata klienta stundas, un grāmatvedis izraksta rēķinu. Piegādātāju rēķini Horizon, Zalktis vai Tildes Jumis nonāk tikai pēc tam, kad grāmatvedis apstiprina partiju.
Aktivitātes bez skaidra klienta un rēķini no jauniem piegādātājiem nonāk atsevišķā sarakstā, kur cilvēks tos piešķir ar roku, un risinājums šo piešķīrumu atceras. Sekojam, cik daudz darbinieki maina melnrakstu Clockify, un precizējam piešķiršanas noteikumus, lai apstiprināšana paliktu minūtes darbs.
Piekļuve Outlook kalendāram, pasta metadatiem, Teams un Jira vai Asana uzdevumiem tikai tik, cik prasa melnraksts, ar saskaņotu tiesību sarakstu un žurnālu.
Ikdienas ziņa darbiniekam Teams ar dienas ierakstiem pa Clockify vai Harvest projektiem, ar apstiprināšanu un labošanu vienuviet.
Apstiprināto stundu no Clockify un saņemto rēķinu kopsavilkums pa projektiem SharePoint vai Power BI, no kura projekta vadītājs redz rentabilitāti un grāmatvedis izraksta rēķinus.
Outlook saņemto piegādātāju rēķinu atpazīšana, piesaiste projektiem un izmaksu kategorijām, partijas apstiprināšana un imports Horizon, Zalktis vai Tildes Jumis.
Power Automate + Microsoft Graph + Jira vai Asana uzdevumi + Clockify vai Harvest integrācija + imports Horizon, Zalktis vai Tildes Jumis. Integrācijas veidu katrai sistēmai izvēlamies pēc jūsu plānu pārbaudes. Plašāku informāciju par šo pakalpojumu un tā ierobežojumiem skatiet pakalpojuma lapā.
Nē. Tas izmanto Outlook kalendāra ierakstus, e-pastu tēmas un adresātus, Teams sapulces un Jira uzdevumus tikai tam, lai ieteiktu, kuram klientam piešķirt laiku. E-pastu saturs netiek glabāts, ekrāni netiek uzraudzīti, un melnrakstu līdz apstiprināšanai redz tikai darbinieks. Tiesību sarakstu saskaņojam un dokumentējam pirms palaišanas.
Jā. Clockify un Harvest ir publiski API, caur kuriem apstiprinātie ieraksti nonāk pareizajā projektā. Jira un Asana uzdevumus lasām, izmantojot to API vai eksportu. Horizon importējam, izmantojot importa failu vai API, bet Zalktis vai Tildes Jumis – izmantojot to importa formātus. Integrācijas veidu izvēlamies pēc pārbaudes projekta sākumā, un, ja jūsu ERP darbojas mūsu ERP mitināšanā, integrācija ir vienkāršāka.
Nē. Rēķini tiek atpazīti un piesaistīti projektiem, taču Horizon, Zalktis vai Tildes Jumis tiek importēta tikai grāmatveža apstiprināta partija. Grāmatvedis redz katru dokumentu ar tā piesaisti un var to labot, un labojumi tiek reģistrēti.
Piedāvājumu vai līgumu sagatavo, kopējot pēdējo Word dokumentu un nomainot rekvizītus, un kļūdu vārdā vai summā pamana tikai pie klienta.
Pēc klienta sapulces klientu menedžerim jāieraksta, par ko panākta vienošanās, HubSpot vai Pipedrive, taču parasti viņš to dara vakarā no atmiņas…
Procedūras atrodas SharePoint, noteikumi Bitrix24 vai e-pastos, bet materiāli no iepriekšējiem projektiem Jira un kolēģu galvās, tāpēc darbinieki…
Viss nonāk kopīgajā info pastkastē Outlook un tīmekļa vietnes veidlapā: jautājumi par cenām, dokumentu pieprasījumi, sūdzības un nopietni…
Šo pakalpojumu sniedz speciālisti ar spēkā esošiem starptautiskiem sertifikātiem. Viņu kompetenci apliecina neatkarīgas organizācijas, nevis mēs paši.
AI sistēmas tiek ieviestas ar aizsardzību pret datu noplūdi un modeļu ļaunprātīgu izmantošanu.
AI drošības programma un tās kontroles tiek pārvaldītas pēc ISACA metodoloģijas.
AI riski tiek identificēti un pārvaldīti kā jebkuri citi IT riski.
Atbildam 1 darba dienas laikā
