Apakšuzņēmēja darbu pieņemšanas–nodošanas aktu un rēķinu paraksta, kad projekta vadītājs atceras līgumu un tāmi. AI nolasa aktu, salīdzina apjomus, izcenojumus, jau apmaksātās daļas un ieturējumu ar līgumu un PlanRadar budžetu un atzīmē neatbilstības, bet pirms importa Horizon sistēmā apstiprina cilvēks.
Atbilst ISO 27001NIS2 DORA
Mēneša beigās ģenerāluzņēmējs saņem kaudzi apakšuzņēmēju darbu pieņemšanas–nodošanas aktu ar rēķiniem, parasti PDF vai Excel. Projekta vadītājam jāpārbauda, vai apjomi aktā atbilst faktiski paveiktajam un tāmes limitiem, vai izcenojumi ir tādi, kā līgumā, vai nav iekļauti darbi, kas jau apmaksāti ar iepriekšēju aktu, vai pielietots līgumā paredzētais ieturējums un vai rēķina kopsumma sakrīt ar aktu. Vadītājs to dara no atmiņas un Excel, bieži steigā, jo apakšuzņēmējs gaida apmaksu, un pēc tam grāmatvedis rēķinu ievada Horizon sistēmā. Kļūdas atklājas pēc mēnešiem, kad aktu kopējā vērtība pārsniedz līgumu vai ieturējums nekad nav pielietots.
Risinājums pieņem aktus un rēķinus no e-pasta vai SharePoint, nolasa tos līdz rindu līmenim un salīdzina ar līgumu, tāmi un PlanRadar projekta budžetu, ja to izmantojat: katrai rindai pārbauda izcenojumu, kumulatīvo apjomu ieskaitot iepriekšējos aktus, tāmes limitu, ieturējuma procentu un to, vai rēķins atbilst aktam. Neatbilstības tiek parādītas projekta vadītājam sarakstā ar akta rindu, līguma punktu un starpību, un vadītājs atzīmē, vai pieņemt skaidrojumu vai atgriezt aktu apakšuzņēmējam labošanai. Sakārtotie dokumenti tiek sagatavoti importam Horizon vai Business Central sistēmā ar piešķirtu projektu un izmaksu kodu, grāmatvedis apstiprina partiju, un tikai tad ieraksts parādās grāmatvedībā un izmaksas tiek atjauninātas PlanRadar. Dokumentu atpazīšanai izmantojam Azure AI Document Intelligence ES reģionā vai AI Builder jūsu Microsoft 365 vidē, plūsmas veidojam ar Power Automate un integrējam ar PlanRadar un Horizon vai Business Central, izmantojot API, failu eksportu vai e-pasta plūsmu atkarībā no versijas. Dokumenti paliek SharePoint un grāmatvedības sistēmā un netiek izmantoti modeļu apmācībai.
Četri soļi no ievades līdz ierakstam sistēmā – ar cilvēka apstiprinājumu tur, kur ir risks.
Apakšuzņēmējs atsūta aktu Excel vai PDF formātā un rēķinu pa e-pastu vai augšupielādē tos platformā SharePoint. Dokumenti tiek nolasīti līdz rindu līmenim (pozīcija, daudzums, mērvienība, izcenojums, summa) un sasaistīti ar projektu un apakšuzņēmēja līgumu pēc uzņēmuma rekvizītiem un līguma numura.
Katra akta rinda tiek salīdzināta ar līguma izcenojumiem, tāmes limitiem, PlanRadar budžetu un iepriekšējo aktu kumulatīvajiem apjomiem. Tiek pārbaudīts ieturējuma procents, avansa ieskaitīšana un tas, vai rēķina kopsumma sakrīt ar aktu. Katrai starpībai ir saite uz līguma punktu vai iepriekšējo aktu.
Projekta vadītājs redz neatbilstību sarakstu un atzīmē, kuras ir pieņemamas un kuras atgriezt apakšuzņēmējam. Sakārtotie akti tiek sagatavoti importam Horizon vai Business Central sistēmā ar projektu un izmaksu kodu, un grāmatvedis pārskata un apstiprina partiju. Tikai tad ieraksts parādās grāmatvedībā un izmaksas tiek atjauninātas PlanRadar.
Pozīcijas, kuru nav līgumā vai tāmē, tiek atzīmētas kā papildu darbi, un tām nepieciešams projekta vadītāja lēmums ar atsauci uz vienošanos. Līguma grozījumus augšupielādējat SharePoint mapē, un saskaņošana notiek pret jauno versiju. Uzraugām labojumus un pilnveidojam atpazīšanu jaunām aktu veidnēm Excel vai PDF formātā.
Apakšuzņēmēju aktu Excel, PDF vai skenētā formā un rēķinu atpazīšana līdz rindu līmenim, sasaistīta ar projektu un līgumu.
Sakārtota līgumu, izcenojumu, tāmes limitu un ieturējuma struktūra platformā SharePoint vai PlanRadar, pret kuru tiek salīdzināts katrs akts, ar grozījumu versiju uzskaiti.
Saraksts ar akta rindu, līguma punktu, tāmes limitu, starpību un iespēju atzīmēt lēmumu, kas tiek reģistrēts žurnālā.
Partijas apstiprināšana grāmatvedī un imports Horizon vai Business Central sistēmā caur importa failu vai API, izmaksu atjaunināšana PlanRadar, pirmo mēnešu uzraudzība un noteikumu pilnveide.
Dokumentu atpazīšana + Power Automate + apakšuzņēmēju akti + tāme un PlanRadar budžets saskaņošanai + imports Horizon vai Business Central. Integrācijas veidu ar katru sistēmu izvēlamies pēc jūsu versiju pārbaudes. Vairāk par šo pakalpojumu un tā ierobežojumiem lasiet pakalpojuma lapā.
Nē. Tas atzīmē neatbilstību un parāda, ar ko tā nesakrīt: līgumu, tāmi vai iepriekšēju aktu, bet lēmumu pieņemt, apspriest vai atgriezt labošanai pieņem projekta vadītājs. Ieraksts Horizon vai Business Central nonāk tikai pēc grāmatveža apstiprinājuma, tāpēc ne maksājums, ne izmaksu ieraksts nenotiek bez cilvēka.
Jā. Apakšuzņēmēju aktus parasti ņemam kā PDF vai Excel eksportu, PlanRadar budžetu un izmaksas – caur API vai eksportu, bet importējam Horizon vai Business Central caur importa failu vai API atkarībā no versijas. Integrācijas veidu izvēlamies pēc pārbaudes ieviešanas sākumā. Ja jūsu ERP darbojas mūsu ERP mitināšanā, integrācija ir vienkāršāka.
Jā, tā pati loģika darbojas pretējā virzienā: jūsu akts tiek pārbaudīts pret būvdarbu līgumu un tāmi, pirms tas tiek nosūtīts pasūtītājam, lai pasūtītājs to neatgrieztu izcenojuma vai kumulatīvā apjoma kļūdas dēļ. Tas bieži ir otrais posms pēc apakšuzņēmēju aktiem.
Apakšuzņēmēju piedāvājumi nāk Excel, PDF un e-pasta tekstā, katrs ar savu struktūru, un projekta vadītājs salīdzina tos ar tāmi ar roku.
Darbu vadītāji aizpilda būvdarbu žurnālu PlanRadar vai Excel un sūta fotoattēlus uz Teams, bet piektdienā projekta vadītājs pasūtītāja nedēļas…
Inženieris meklē simtos PDF platformā SharePoint un Autodesk Construction Cloud, kāda ir siltumizolācijas klase specifikācijā vai termiņš līgumā.
Iepirkuma dokumenti no Elektronisko iepirkumu sistēmas ir simtiem lappušu, ko tāmētājs un jurists vairākas dienas lasa, lai izlemtu, vai piedalīties.
Šo pakalpojumu sniedz speciālisti ar spēkā esošiem starptautiskiem sertifikātiem. Viņu kompetenci apliecina neatkarīgas organizācijas, nevis mēs paši.
AI sistēmas tiek ieviestas ar aizsardzību pret datu noplūdi un modeļu ļaunprātīgu izmantošanu.
AI drošības programma un tās kontroles tiek pārvaldītas pēc ISACA metodoloģijas.
AI riski tiek identificēti un pārvaldīti kā jebkuri citi IT riski.
Atbildam 1 darba dienas laikā
