Rēķinu un atbilstības deklarāciju pārbaude

Ražotājam materiālu piegāde nozīmē ne tikai rēķinu un pavadzīmi, bet arī atbilstības dokumentus: CE deklarāciju, materiāla sertifikātu pēc EN standarta, ražotāja testa atskaiti. Iepirkumu nodaļa tos saņem pa e-pastu vai kopā ar piegādi un saglabā SharePoint mapē pēc piegādātāja, pirkuma pasūtījums atrodas Business Central vai Horizon, bet grāmatvedība rēķinu ievada tajā pašā ERP atsevišķi, nesaistot to ar sertifikātu. Kad klients vai auditors prasa pierādīt, no kuras partijas izstrādājums izgatavots un vai tā sertifikāts bija derīgs, sākas meklēšana pa mapēm. Vēl biežāk novecojis vai trūkstošs sertifikāts tiek pamanīts tikai pēc tam, kad materiāls jau izmantots.

Ieviešam dokumentu atpazīšanu ar integrāciju Business Central vai Horizon. Rēķini, pavadzīmes un atbilstības dokumenti no pastkastes vai skenera nonāk vienā plūsmā. Atpazīšana izgūst rēķina rindas, daudzumus un cenas, bet no deklarācijām un sertifikātiem – materiāla apzīmējumu, standartu, partijas vai kausējuma numuru, izdošanas datumu un derīgumu. Pēc tam risinājums pārbauda trīs lietas: vai rēķins un pavadzīme sakrīt ar pirkuma pasūtījumu ERP, vai katrai pasūtījuma rindai, kurai pēc jūsu noteikumiem vajadzīgs sertifikāts, tas ir, un vai sertifikāts ir piesaistīts tieši šai partijai un ir derīgs. Trūkstošie, novecojušie vai neatbilstošie dokumenti tiek atzīmēti iepirkumu nodaļai ar konkrēto rindu, lai piegādātājam varētu pajautāt, pirms materiāls nonāk ražošanā. Saskaņotie dokumenti tiek sagatavoti kā pirkuma rēķina ieraksts ERP ar statusu „gaida apstiprinājumu” un ar sertifikātiem, kas piesaistīti partijai SharePoint bibliotēkā, un grāmatvedis apstiprina. Bez apstiprinājuma grāmatvedībā nenonāk nekas. Dokumenti tiek apstrādāti MDP CLOUD mākonī Lietuvā (ES) vai jūsu Microsoft 365 vidē, un katras partijas dokumentu komplekts ir redzams žurnālā audita vajadzībām.