DKV un Eurowag pārskati, kā arī ceļa nodevu, prāmju un apakšuzņēmēju rēķini ienāk no Outlook un portāliem, un grāmatvedis tos Horizon sistēmā ievada pa vienam. AI sadala katru rēķinu rindās, piešķir tās kravas automašīnai un reisam no CargoWise un sagatavo importam Horizon sistēmā. Grāmatvedis apstiprina paketi.
Atbilst ISO 27001NIS2 DORA
Pārvadāšanas uzņēmuma grāmatvedība katru mēnesi saņem simtiem izmaksu dokumentu: DKV un Eurowag pārskatus ar desmitiem rindu uz katru kravas automašīnu (degviela, AdBlue, ceļa nodevas vairākās valstīs, prāmji un tuneļi) un apakšuzņēmēju rēķinus par atsevišķiem reisiem. Tie ienāk Outlook, kā PDF un no piegādātāju portāliem, kur jāpieslēdzas un jālejupielādē. Grāmatvedis katru ievada Horizon sistēmā un piešķir kravas automašīnai, reisam un izmaksu kategorijai. Kļūdas atklājas, kad reisa izmaksas CargoWise neatbilst vadības gaidītajam un kādam jāmeklē, kur kaut kas piešķirts nepareizi.
Risinājums pēc grafika savāc rēķinus no saskaņotajām Outlook pastkastēm un DKV un Eurowag portāliem. Katrs dokuments tiek sadalīts rindās: piegādātājs, numurs, datums, vieta, daudzums, summa, PVN. Pēc numurzīmes, kartes numura, datuma un vietas rindas tiek piešķirtas kravas automašīnai un reisam no CargoWise, bet pēc piegādātāja un pozīcijas veida – izmaksu kategorijai jūsu Horizon kontu plānā. Sagatavoto paketi grāmatvedim parāda tabulā: viņš redz dokumentu, atpazītos laukus un piešķīrumu, izlabo, kas vajadzīgs, un apstiprina visu paketi, nevis katru rēķinu atsevišķi. Apstiprinātā pakete tiek importēta Horizon sistēmā, un reisa izmaksas tiek atgrieztas CargoWise izmaksu kolonnā. Veidojam to ar Power Automate plūsmām jūsu Microsoft 365 vidē, dokumentu atpazīšanai izmantojam AI Builder vai Azure AI Document Intelligence ES reģionā, ar Horizon integrējam, izmantojot importa failu vai API, bet ar CargoWise – izmantojot API, failu eksportu vai e-pasta plūsmu atkarībā no versijas. Ja jūsu ERP darbojas mūsu ERP mitināšanā, integrācija ir vienkāršāka, taču risinājums darbojas arī ar Tildes Jumis vai citu grāmatvedības sistēmu.
Četri soļi no ievades līdz ierakstam sistēmā – ar cilvēka apstiprinājumu tur, kur ir risks.
Power Automate plūsmas paņem rēķinus no saskaņotajām Outlook pastkastēm un pēc grafika lejupielādē pārskatus no DKV un Eurowag portāliem un ceļa nodevu operatoriem. Katrs dokuments tiek reģistrēts ar avotu un saņemšanas laiku, lai nekas nepazustu.
Dokuments tiek sadalīts rindās: datums, vieta, daudzums, summa, PVN. Pēc numurzīmes vai kartes numura un datuma katra rinda tiek piesaistīta kravas automašīnai un reisam no CargoWise, bet pēc piegādātāja un pozīcijas veida – izmaksu kategorijai jūsu Horizon kontu plānā. Neskaidri piešķīrumi tiek atzīmēti.
Grāmatvedis redz paketi: katru rēķinu ar atpazītajiem laukiem un piešķīrumu, atzīmētās šaubas un kopsummas, saskaņotas ar dokumentu. Viņš izlabo, kas vajadzīgs, un apstiprina. Tikai pēc apstiprināšanas dati tiek importēti Horizon sistēmā un reisa izmaksas tiek atjauninātas CargoWise.
Rēķini no jauna piegādātāja vai neparastā formātā nonāk atsevišķā sarakstā, kurā grāmatvedis tos piešķir ar roku, un mēs pievienojam veidni. Katru mēnesi pārskatām labojumu žurnālu Horizon sistēmā un pielāgojam piešķiršanas noteikumus, lai paliktu mazāk roku darba.
Outlook pastkastes un DKV, Eurowag un ceļa nodevu portāli, apvienoti vienā dokumentu plūsmā ar reģistrācijas žurnālu jūsu Microsoft 365 vidē.
Piešķiršanas loģika kravas automašīnām, reisiem un izmaksu kategorijām, balstīta uz jūsu Horizon kontu plānu un CargoWise reisu datiem, ko grāmatvedis var papildināt pats.
Viens logs grāmatvedim ar dokumentiem, atpazītajiem laukiem, piešķīrumu kravas automašīnai un reisam no CargoWise un saskaņotām kopsummām, ar apstiprinājumu visai paketei.
Importa faila izveide atbilstoši Horizon vai Tildes Jumis prasībām, izmaksu atgriešana CargoWise, uzraudzība pirmajā mēnesī un veidņu pievienošana jauniem piegādātājiem.
Power Automate + dokumentu atpazīšana + DKV un Eurowag pārskati + Horizon imports + CargoWise reisu dati. Integrācijas veidu ar Horizon un CargoWise izvēlamies pēc jūsu versiju pārbaudes. Vairāk par šo pakalpojumu un tā ierobežojumiem lasiet pakalpojuma lapā.
Nē. Horizon sistēmā tiek importēta tikai grāmatveža apstiprināta pakete. Grāmatvedis redz katru dokumentu un piešķīrumu, un labojumi tiek ierakstīti žurnālā. Tas ietaupa laiku datu ievadei, bet atbildība par grāmatojumu paliek cilvēkam.
Jā. Ar Horizon integrējam, izmantojot importa failu vai API, ar Tildes Jumis – izmantojot tā importa formātu, bet ar CargoWise – izmantojot API, failu eksportu vai e-pasta plūsmu atkarībā no versijas. Atpazīšana un piešķiršana no grāmatvedības sistēmas nav atkarīga; mainās tikai importa formāts, un integrācijas veidu izvēlamies pēc pārbaudes projekta sākumā.
DKV un Eurowag pārskati tiek sadalīti rindās, un katra rinda tiek piesaistīta kravas automašīnai pēc kartes vai numurzīmes numura un reisam pēc datuma un vietas no CargoWise. Ja kravas automašīnai tajā dienā bija vairāki reisi, rinda tiek piešķirta pēc noteikuma, par ko vienojamies, vai atzīmēta grāmatvedim.
Pieprasījums no Outlook, Trans.eu vai TimoCom gaida, kamēr pārdevējs aprēķina attālumu, atrod līdzīgu reisu CargoWise un uzraksta nosacījumus.
Pasūtījumi ienāk Outlook ar PDF, no Trans.eu biržas un no Transporeon, un dispečers tos ar roku pārraksta CargoWise.
Šoferi zvana dispečeram ar tiem pašiem jautājumiem: kā aizpildīt CMR, ko darīt pēc avārijas, kad ir iekraušana.
Šoferi sūta CMR un deklarāciju fotogrāfijas pa WhatsApp vai Teams, bet loģistika tās pārbauda ar aci un ar roku pievieno reisam CargoWise.
Šo pakalpojumu sniedz speciālisti ar spēkā esošiem starptautiskiem sertifikātiem. Viņu kompetenci apliecina neatkarīgas organizācijas, nevis mēs paši.
AI sistēmas tiek ieviestas ar aizsardzību pret datu noplūdi un modeļu ļaunprātīgu izmantošanu.
AI drošības programma un tās kontroles tiek pārvaldītas pēc ISACA metodoloģijas.
AI riski tiek identificēti un pārvaldīti kā jebkuri citi IT riski.
Atbildam 1 darba dienas laikā
