Piegādātāja rēķins, pavadzīme, Horizon pasūtījums un noliktavas pieņemšana reti sakrīt, un atšķirības atklājas tikai pēc apmaksas. Risinājums atpazīst dokumentus, saskaņo rindas ar Horizon pasūtījumu un faktiski saņemtajiem daudzumiem, atzīmē atšķirības un sagatavo pirkuma ierakstu sistēmā Horizon, Paytraq vai Tildes Jumis, ko apstiprina grāmatvedis.
Atbilst ISO 27001NIS2 DORA
Veikalā katru dienu ienāk desmitiem piegādātāju rēķinu: daži kā PDF pa e-pastu, daži papīra formā kopā ar piegādi. Noliktavas darbinieks pieņem preces un ieraksta daudzumus Horizon pieņemšanas dokumentā vai Excel lapā, grāmatvedis rēķinu atsevišķi ievada sistēmā Horizon, Paytraq vai Tildes Jumis, bet pirkuma pasūtījums atrodas Horizon pasūtījumu modulī vai e-pastā, kas nosūtīts piegādātājam. Daudzuma starpība, mainīta cena vai rinda, ko neviens nav pasūtījis, parasti tiek pamanīta vēlāk, kad rēķins jau ir apmaksāts un sarunas ar piegādātāju ir grūtas. Ievade ar roku dublē darbu, jo kāds divreiz pārraksta vienu un to pašu rēķinu.
Ieviešam dokumentu atpazīšanu ar Power Automate plūsmu un importu sistēmā Horizon. Rēķini un pavadzīmes no pastkastes vai skenera nonāk plūsmā, un atpazīšana izgūst piegādātāju, numuru, rindas, daudzumus, cenas un PVN. Pēc tam katra rinda tiek saskaņota trīs virzienos: ar jūsu pirkuma pasūtījumu sistēmā Horizon, ar noliktavas pieņemšanas ierakstu un ar līgumu vai piegādātāja cenrādi. Atbilstošie dokumenti tiek sagatavoti kā pirkuma ieraksts sistēmā Horizon ar pareizajām preču kartītēm un kontiem, bet atšķirības (daudzums, cena, trūkstoša vai lieka prece) tiek atzīmētas sarakstā, kas rāda precīzu rindu un starpību. Grāmatvedis redz sagatavoto ierakstu sistēmā Horizon, pārbauda atzīmētās vietas un apstiprina, bet neatbilstošos rēķinus pirms apmaksas atgriež iepirkumu vadītājam. Ja jūsu grāmatvedība tiek kārtota Paytraq vai Tildes Jumis, ieraksts tiek sagatavots šīs sistēmas importa formātā. Dokumenti tiek apstrādāti jūsu Microsoft 365 vidē vai MDP CLOUD mākonī Lietuvā (ES), un katra dokumenta ceļš no saņemšanas līdz ierakstam ir redzams žurnālā.
Četri soļi no ievades līdz ierakstam sistēmā – ar cilvēka apstiprinājumu tur, kur ir risks.
Power Automate plūsma uzrauga rēķinu pastkasti un skenera mapi. Katrs dokuments tiek ierakstīts žurnālā ar saņemšanas datumu un avotu, lai nekas nepazustu starp e-pastiem, un tiek piesaistīts piegādātājam no Horizon piegādātāju saraksta.
Atpazīšana izgūst piegādātāju, numuru, rindas, daudzumus, cenas un PVN. Sistēma saskaņo katru rindu ar pirkuma pasūtījumu sistēmā Horizon, ar faktiski saņemtajiem daudzumiem Horizon pieņemšanas dokumentā vai noliktavas Excel lapā un ar cenu no līguma.
Atbilstošie rēķini tiek sagatavoti kā pirkuma ieraksts sistēmā Horizon ar preču kartītēm, kontiem un izmaksu centriem vai kā importa fails Paytraq un Tildes Jumis. Grāmatvedis pārskata ierakstu, vajadzības gadījumā izlabo un apstiprina. Bez apstiprinājuma grāmatvedībā nenonāk nekas.
Rēķini ar daudzuma vai cenas atšķirībām nonāk iepirkumu vadītāja atšķirību sarakstā ar precīzu rindu un starpību, bet ieraksts sistēmā Horizon gaida, līdz piegādātājs atsūta kredītrēķinu. Uzturam atpazīšanas precizitāti jauniem piegādātāju formātiem.
Power Automate plūsma ar atpazīšanu, noregulētu jūsu piegādātāju rēķinu un pavadzīmju formātiem, no pastkastes un skenera, ar piegādātāju saskaņošanu pret Horizon sarakstu.
Automātiska rindu saskaņošana ar Horizon pirkuma pasūtījumu, noliktavas pieņemšanu un līguma cenu jūsu noteikto pielaižu robežās.
Sagatavoti pirkuma ieraksti sistēmā Horizon, Paytraq vai Tildes Jumis ar apstiprināšanas soli grāmatvedim un atšķirību sarakstu iepirkumiem; tiek atbalstīta arī ERP mitināšana.
Katra dokumenta ceļš no saņemšanas līdz ierakstam sistēmā Horizon revīzijas vajadzībām un mūsu atbalsts, kad parādās jauni piegādātāji vai formāti.
Dokumentu atpazīšana + Power Automate + imports sistēmā Horizon (vai Paytraq, Tildes Jumis) ar API vai importa failiem atkarībā no jūsu versijas. Klientiem ar mūsu pārvaldītu ERP mitināšanu integrāciju konfigurējam paši. Vairāk par šo pakalpojumu un tā ierobežojumiem lasiet pakalpojuma lapā.
Nē. Risinājums sagatavo un saskaņo ierakstu, bet grāmatvedis to apstiprina sistēmā Horizon, un jūsu cilvēki maksājumus uzsāk ierastajā veidā. Mēs automatizējam sagatavošanu, nevis lēmumu.
Horizon pieslēdzam ar API vai importa failiem atkarībā no versijas, bet klientiem ar mūsu pārvaldītu ERP mitināšanu to konfigurējam paši. Paytraq un Tildes Jumis barojam ar to importa formātiem. Integrācijas veidu izvēlamies pēc jūsu grāmatvedības pārbaudes un neapgalvojam, ka esam šo sistēmu oficiālie partneri.
Jā. Pieņemšanas datus varam ņemt no Horizon pieņemšanas dokumenta, no kases sistēmas vai no Excel lapas ar saskaņotu struktūru. Ieviešanas laikā vienojamies, kā noliktavas darbinieks fiksē daudzumus, lai saskaņošana darbotos droši, un papīra pavadzīmes tiek nofotografētas norādītā mapē.
Jauns piegādātājs atsūta tūkstoš preču ar kodu, cenu un dažām fotogrāfijām, un kādam aprakstus, kategorijas un tulkojumus jāieraksta ar roku…
Atsauksmes nonāk vietnē, Google, 220.lv un ss.com, bet atgriešanas iemesli atrodas Horizon atgriešanas dokumenta brīvā teksta laukā, ko neviens…
Jauns kasieris pie kases nezina, vai atgriešana bez čeka ir atļauta, kāda akcija notiek šodien vai ko darīt ar neizņemtu sūtījumu Omniva pakomātā,…
Pircēji jautā, vai prece ir veikalā, kad pienāks pasūtījums un kā to atgriezt, bet atbalsta komanda to pašu pārbauda sistēmā Horizon, WooCommerce…
Šo pakalpojumu sniedz speciālisti ar spēkā esošiem starptautiskiem sertifikātiem. Viņu kompetenci apliecina neatkarīgas organizācijas, nevis mēs paši.
AI sistēmas tiek ieviestas ar aizsardzību pret datu noplūdi un modeļu ļaunprātīgu izmantošanu.
AI drošības programma un tās kontroles tiek pārvaldītas pēc ISACA metodoloģijas.
AI riski tiek identificēti un pārvaldīti kā jebkuri citi IT riski.
Atbildam 1 darba dienas laikā
