Iekšējā zināšanu bāze darbiniekiem

Profesionālo pakalpojumu uzņēmumā zināšanas krājas ātrāk, nekā tiek sakārtotas. Procedūras ir uzrakstītas SharePoint, taču daži atjauninājumi tika nosūtīti pa e-pastu un dokumentā nekad netika ievadīti. Iekšējie noteikumi un paziņojumi atrodas Bitrix24, ja to izmantojat, pakalpojumu apraksti pastāv vairākās Word versijās, bet lēmumi un piezīmes no iepriekšējiem projektiem ir Jira vai Asana uzdevumos, kuru struktūru saprot tikai to veidotāji. Jaunais darbinieks pirmās nedēļas pavada, jautājot kolēģiem Teams un mācoties no atbildēm, kas ne vienmēr sakrīt. Pieredzējušais darbinieks pirms atbildes klientam pārbauda, kurš noteikums ir aktuāls, vai atbild tā, kā to darīja iepriekšējo reizi.

Asistents vienuviet apvieno procedūras un pakalpojumu aprakstus no SharePoint, noteikumus no Bitrix24 un iepriekšējo projektu materiālus no Jira vai Asana, un darbinieki jautā Teams saviem vārdiem: kā dokumentēt pakalpojuma izmaiņu, cik ilgi ir derīgs piedāvājums, vai esam veikuši līdzīgu projektu un kas to vadīja. Atbilde nāk ar saiti uz dokumentu SharePoint, ierakstu Bitrix24 vai uzdevumu Jira, un, ja dokumentos ir vairākas versijas, asistents to norāda un atsaucas uz jaunāko pēc datuma. To, kā nav dokumentos, tas neizdomā. Tas ieteic, ko pajautāt un ko vērts pierakstīt. Ieviešam to vienā no diviem veidiem atkarībā no jūsu vides: ChatGPT Custom GPT OpenAI platformā, kur jūsu dokumenti netiek izmantoti modeļa apmācīšanai, vai Claude, izmantojot Anthropic API vai Amazon Bedrock ES reģionā, ar jūsu SharePoint. Ar Bitrix24, Jira vai Asana integrējam, izmantojot API, failu eksportu vai e-pasta plūsmu atkarībā no jūsu plāna. Piekļuves tiesības tiek mantotas no esošajām, tāpēc darbinieks redz atbildes tikai no dokumentiem un projektiem, kuriem viņam ir piekļuve. Sākumā sakārtojam arī dokumentu struktūru un noņemam novecojušās versijas, jo no tā ir atkarīga atbilžu kvalitāte.