Pēc 10. datuma grāmatveži raksta klientiem par trūkstošajiem rēķiniem, bankas izrakstiem un avansa norēķiniem. Aģents sūta atgādinājumus no Outlook pēc slēgšanas kalendāra, sakārto dokumentus klientu mapēs platformā SharePoint, salīdzina tos ar VID datiem un nodod grāmatvedim trūkumu sarakstu.
Atbilst ISO 27001NIS2 DORA
Mēneša slēgšana grāmatvedības birojā sākas ar to, kas trūkst. Grāmatvedis atver klienta mapi platformā SharePoint vai viņa pastkasti Outlook un mēģina izsekot, kas nav: piegādātāja rēķins, kas parādās VID datos, bet kura oriģināls nav ieradies, pēdējās nedēļas bankas izraksts, direktora avansa norēķins ar čekiem. Tad viņš raksta klientam e-pastu, pēc trim dienām otru, un klients nosūta visu vienā vēstulē ar divdesmit pielikumiem, kas jāsašķiro. Ar desmit klientiem tas vēl ir pārvaldāms, ar simtu – ne: atgādinājumi aiziet novēloti, PVN deklarācija tiek iesniegta pēdējā dienā, un daži rēķini atnāk pēc termiņa un beidzas kā labojumi.
Aģents pārņem atgādināšanu. Biroja mēneša slēgšanas kalendārs un katra klienta gaidāmo dokumentu saraksts ir aprakstīti platformā SharePoint. Pēc tā aģents no grāmatveža Outlook nosūta klientam e-pastu ar konkrētu sarakstu: kuru rēķinu trūkst, kuram periodam vajadzīgs izraksts, kuras personas avansa norēķins nav saņemts. Rēķinu sarakstu tas veido nevis no atmiņas, bet salīdzinot, ko piegādātāji šī klienta vārdā uzrādījuši VID e-rēķinu un deklarāciju datos, ar to, kas jau ir klienta mapē un sistēmā Horizon vai Tildes Jumis. Aģents nolasa ienākošos failus, sašķiro tos klienta SharePoint mapēs pēc dokumenta veida un perioda, pārsauc pēc biroja noteiktās kārtības un atzīmē, kas ir saņemts. Atlikušie trūkumi nonāk grāmatveža sarakstā Teams ar katra klienta statusu un nākamā atgādinājuma datumu. Galvenais grāmatvedis apstiprina atgādinājumu formulējumu un biežumu, e-pasti klientiem tiek sūtīti tikai pēc apstiprinātas veidnes, un aģents neatbild uz nodokļu jautājumiem, bet nodod tos grāmatvedim. Aģentu veidojam platformā Copilot Studio jūsu Microsoft 365 vidē, un e-pastu un pielikumu saturu, kas ietver klientu finanšu datus, apstrādā modelis MDP CLOUD privātajā GPU mākonī Lietuvā (ES), bez apmācības uz jūsu datiem un ar VDAR atbilstošu žurnālu.
Četri soļi no ievades līdz ierakstam sistēmā – ar cilvēka apstiprinājumu tur, kur ir risks.
Kopā ar galveno grāmatvedi aprakstām biroja slēgšanas kalendāru platformā SharePoint: kad rēķini vajadzīgi PVN deklarācijai, kad izraksti un avansa norēķini un kuri dokumenti attiecas uz kuriem klientiem. Katram klientam tiek noteikta kontaktpersona un atgādinājuma veidne.
Aģents salīdzina rēķinus, ko piegādātāji uzrādījuši VID e-rēķinu un deklarāciju datos, ar klienta SharePoint mapi un ierakstiem sistēmā Horizon vai Tildes Jumis un izveido trūkstošo rēķinu sarakstu. Pēc kalendāra tas no grāmatveža Outlook nosūta klientam e-pastu ar šo konkrēto sarakstu pēc apstiprinātas veidnes un atzīmē, kad atgādināt atkārtoti.
Aģents nolasa ienākošos pielikumus, sašķiro tos klienta SharePoint mapēs pēc dokumenta veida un perioda un sarakstā atzīmē kā saņemtus. Teams grāmatvedis redz katra klienta statusu: kas saņemts, kas vēl trūkst un kad aizgāja pēdējais atgādinājums, un izlemj, ko darīt ar kavētājiem.
Ja klients atbild ar nodokļu jautājumu, atsūta failu, kuru nevar nolasīt, vai nereaģē pēc diviem atgādinājumiem, aģents nodod situāciju grāmatvedim un patstāvīgi vairs nerakstīs. Katru mēnesi pārskatām žurnālu, cik dokumentu ieradušies līdz termiņam, un kopā ar galveno grāmatvedi precizējam veidnes un kalendāru.
Aģents darbojas jūsu Microsoft 365 vidē, savienots ar grāmatvežu Outlook, klientu mapēm platformā SharePoint un Teams, ar minimālajām nepieciešamajām tiesībām.
Trūkstošo rēķinu saraksts tiek veidots, salīdzinot VID e-rēķinu un deklarāciju datus ar klienta mapi un ierakstiem sistēmā Horizon vai Tildes Jumis caur API vai eksportu.
Saņemtie dokumenti tiek nolasīti, pārsaukti un ievietoti klienta mapēs pēc veida un mēneša, ievērojot biroja kārtību, par kuru vienojamies ieviešanas laikā.
Katrs atgādinājums, saņemtais fails un trūkumu saraksts tiek ierakstīts žurnālā. Grāmatvežu apmācība un atbalsts pirmajā slēgšanas ciklā ir ieviešanas daļa.
Copilot Studio aģents + Outlook, SharePoint, VID dati. Platformu izvēlamies pēc uzdevuma un pēc tā, kur drīkst atrasties jūsu dati. Plašāk par šo pakalpojumu un tā ierobežojumiem lasiet pakalpojuma lapā.
Atgādinājumi tiek sūtīti tikai pēc galvenā grāmatveža apstiprinātas veidnes un tikai ar dokumentu sarakstu, bez nodokļu vai summu skaidrojumiem. Ja vēlaties, pirmajā mēnesī aģents e-pastus tikai sagatavo, bet grāmatvedis tos nosūta no Outlook. Aģents neatbild uz klientu jautājumiem, bet nodod tos grāmatvedim.
No VID e-rēķinu un deklarāciju datiem: piegādātāji uzrāda jūsu klientam izrakstītos rēķinus, un aģents salīdzina šo sarakstu ar to, kas jau ir klienta SharePoint mapē un sistēmā Horizon vai Tildes Jumis. Tiem pievieno periodiskus dokumentus no kalendāra, piemēram, bankas izrakstus un avansa norēķinus.
E-pasti un faili paliek jūsu Microsoft 365 vidē ES, un to saturu nolasa modelis MDP CLOUD privātajā GPU mākonī Lietuvā (ES), bez apmācības uz jūsu datiem. Aģents izmanto tikai to piekļuvi VID datiem, kāda birojam jau ir kā klienta pārstāvim, un žurnālu jūs glabājat paši atbilstoši VDAR.
Klienti katru dienu Outlook jautā, cik PVN un darba algas nodokļu jāmaksā, līdz kuram datumam un kur ir viņu rēķins, un grāmatvedis katru reizi…
Klienti sūta rēķinus kā telefona foto, piegādātāju PDF failus un pārsūtītus e-pastus, un grāmatvedis tos ievada ar roku.
Bankas izraksti tiek lejupielādēti kā XML vai CSV un ar roku rindu pa rindai saskaņoti ar rēķiniem, un neskaidri maksājumu mērķi jāprecizē pie…
Jautājums par PVN atskaitīšanu vai IIN atvieglojumu aizņem pusstundu, meklējot VID skaidrojumos, bet biroja procedūras dzīvo kolēģu atmiņā.
Šo pakalpojumu sniedz speciālisti ar spēkā esošiem starptautiskiem sertifikātiem. Viņu kompetenci apliecina neatkarīgas organizācijas, nevis mēs paši.
AI sistēmas tiek ieviestas ar aizsardzību pret datu noplūdi un modeļu ļaunprātīgu izmantošanu.
AI drošības programma un tās kontroles tiek pārvaldītas pēc ISACA metodoloģijas.
AI riski tiek identificēti un pārvaldīti kā jebkuri citi IT riski.
Atbildam 1 darba dienas laikā
