„Mums viss ir Microsoft 365, tātad rezerves kopijas veido Microsoft.” Šo teikumu dzirdam gandrīz katrā pirmajā sarunā ar uzņēmumu, kas pārcēlies uz mākoni. Tas izklausās loģiski: jūs maksājat par pakalpojumu, pakalpojums darbojas visu diennakti, un jūsu dati atrodas vairākos Microsoft datu centros. Ko vēl vajag?
Jāsaprot atšķirība starp divām lietām: pakalpojuma pieejamību un datu atjaunojamību. Pirmo Microsoft garantē. Otro negarantē. Tās nav sīkas rindiņas līgumā, bet oficiāls kopīgās atbildības modelis, ko Microsoft apraksta savā dokumentācijā. Problēma ir tā, ka uzņēmumi par to uzzina brīdī, kad jāatjauno pirms pusgada izdzēsta pastkaste.
Šajā rakstā skaidrojam, kur beidzas Microsoft atbildība un sākas jūsu, kādus glabāšanas termiņus platforma piemēro pēc noklusējuma un kā izskatās īsta Microsoft 365 rezerves kopēšana.
Kas ir kopīgās atbildības modelis
Modelis ir vienkāršs: Microsoft atbild par pakalpojuma darbību, bet jūs – par to, kas tajā atrodas. Tas ir kā noliktavas noma: īpašnieks atbild par jumtu, elektrību un slēdzeni, bet ne par to, ko jūs noliktavā ievietojat un izņemat.
Microsoft pusē:
- fiziskā infrastruktūra: datu centri, serveri, tīkls;
- platformas pieejamība: Exchange, SharePoint, OneDrive un Teams darbības nodrošināšana;
- datu replikācija starp datu centriem: ja viens datu centrs atsakās, pakalpojums darbojas no cita;
- platformas drošība: lai neviens neielauztos pašā Microsoft infrastruktūrā.
Jūsu pusē:
- dati: e-pasti, faili, kalendāri, Teams tērzēšanas ziņas un to atjaunošana;
- konti un piekļuve: kam uz ko ir piekļuve, paroles, divfaktoru autentifikācija;
- cilvēka kļūda: nejauša dzēšana, pārrakstīšana, nepareiza koplietošana;
- iekšējie draudi: neapmierināts darbinieks, aizejošs kolēģis, kas „sakārto” savu pastkasti;
- ārējie draudi: pikšķerēšanas e-pasti, kompromitēti konti, izspiedējvīrusi, kas ar sinhronizāciju nonāk OneDrive.
Replikāciju starp datu centriem bieži jauc ar rezerves kopiju. Atšķirība ir principiāla: replikācija kopē visu, arī jūsu kļūdas. Ja darbinieks izdzēš mapi, tā uzreiz tiek izdzēsta visos Microsoft datu centros. Ja izspiedējvīruss šifrē failus OneDrive, šifrētās versijas sinhronizējas tikpat uzticami.
Ko Microsoft jūsu vietā neatjaunos
Daži scenāriji, ar ko saskaramies nepārtraukti.
Izdzēsti e-pasti pēc glabāšanas termiņa beigām
Izdzēsts e-pasts vispirms nonāk mapē Deleted Items. Kad to izdzēš arī no turienes, tas nonāk mapē Recoverable Items, kur pēc noklusējuma glabājas 14 dienas, un administrators šo termiņu var pagarināt līdz 30 dienām. Pēc tam e-pasts ir zaudēts uz visiem laikiem. Grāmatvedim, kuram janvārī vajadzīgs septembra e-pasts ar rēķina pielikumu, Microsoft atbalsts palīdzēt nevar.
Šifrēti OneDrive un SharePoint faili
OneDrive glabā failu versijas, un tam ir atkritne, kurā vienumi tiek turēti 93 dienas. Tas palīdz, ja kļūdas dēļ pārrakstīts viens dokuments. Taču, kad izspiedējvīruss ar sinhronizācijas klientu sašifrē desmitiem tūkstošu failu, versiju atjaunošana pa vienai vai pat masveida atcelšana ar funkciju „Restore your OneDrive” darbojas tikai 30 dienas un tikai tad, ja versiju veidošana nav izslēgta vai izsmelta.
Bijušo darbinieku konti
Visbiežākais sāpīgais gadījums. Darbinieks aiziet, licence ir dārga, administrators to noņem un izdzēš kontu. Microsoft kontu un visus tā datus glabā vēl 30 dienas. Pēc tam – nekā. Pēc trim mēnešiem izrādās, ka tikai šajā pastkastē bija sarakste ar svarīgu piegādātāju vai ka OneDrive mapē bija projekta faili, kuru nebija nevienam citam.
Teams tērzēšanas ziņas un kopīgie kanāli
Teams tērzēšanas ziņas faktiski atrodas Exchange un SharePoint, taču tās atjaunot ar standarta rīkiem ir vēl grūtāk nekā e-pastus. Izdzēstam kanālam vai komandai ir savi laika ierobežojumi, un atjaunošanas ziņā tērzēšanas saturs bieži paliek „pelēkajā zonā”.
Glabāšanas termiņi vienuviet
| Kas tika izdzēsts | Cik ilgi to vēl var atjaunot ar standarta rīkiem |
|---|---|
| E-pasts no mapes Deleted Items | 14 dienas (līdz 30, ja administrators termiņu pagarinājis) |
| Fails no OneDrive vai SharePoint atkritnes | 93 dienas |
| Izdzēsts lietotāja konts ar visiem datiem | 30 dienas |
| Masveida OneDrive atjaunošana pēc šifrēšanas | 30 dienas |
Visi šie termiņi pasargā no kļūdas, kas pamanīta ātri. Neviens no tiem nav rezerves kopija. Rezerves kopija nozīmē, ka datus var atjaunot pēc gada, no brīža pirms incidenta, neatkarīgi no tā, vai kāds problēmu pamanīja un kad. Glabāšanas politikas Microsoft 365 vidē var palīdzēt izpildīt juridiskās prasības, taču tās glabā datus tajā pašā platformā, aiz tās pašas administratora piekļuves. Ja administratora konts tiek pārņemts, tās var izslēgt.
Kā izskatās īsta Microsoft 365 rezerves kopēšana
Mēs izmantojam Veeam Backup for Microsoft 365. Princips:
- Tiek kopēts viss: Exchange pastkastes, OneDrive, SharePoint vietnes un Teams dati.
- Rezerves kopijas tiek glabātas ārpus Microsoft platformas, mūsu datu centrā Lietuvā (ES) un, ja nepieciešams, arī Amazon datu centrā Vācijā. Microsoft platformas incidents vai kompromitēts administratora konts rezerves kopijas neskar.
- Glabāšanas termiņu nosakāt jūs: gadu, trīs, tik ilgi, cik prasa jūsu uzņēmējdarbības vai grāmatvedības noteikumi.
- Atjaunošana iespējama līdz atsevišķam e-pastam, failam vai kalendāra ierakstam. Lai atrastu vienu pielikumu, nav jāatjauno visa pastkaste. Atjaunot var uz to pašu kontu, uz citu kontu vai lejupielādēt kā failu.
- Bijušo darbinieku dati paliek rezerves kopijās arī pēc konta dzēšanas, tāpēc licenci var noņemt uzreiz, nevis turēt „katram gadījumam”.
Sīkāk to aprakstām pakalpojuma lapā Microsoft 365 rezerves kopijas. Ņemiet vērā, ka rezerves kopija risina atjaunošanas jautājumu, nevis piekļuves jautājumu: kompromitēts konts, kas sūta pikšķerēšanas e-pastus jūsu klientiem, ir cita problēma, ko risina Microsoft 365 drošības pasākumi, piemēram, divfaktoru autentifikācija, Conditional Access un brīdinājumi par aizdomīgām pierakstīšanās reizēm.
Ko par to saka NIS2 un DORA
Ja jūsu uzņēmums ietilpst NIS2 vai DORA darbības jomā, jautājums „kurš atbild par Microsoft 365 datiem” kļūst nevis par tehnisku, bet par atbilstības jautājumu. Abi regulējumi pakalpojumu sniedzējus uzskata par risku, kas jāpārvalda, nevis jānodod citam. „Dati ir pie Microsoft, tātad tie ir drošībā” revidentam nav atbilde. Atbilde ir dokumentēta rezerves kopēšanas politika, glabāšanas termiņi, atjaunošanas pārbaužu ieraksti un skaidri nosaukta atbildīgā persona.
No kā sākt
- Pārbaudiet, cik dienas jūsu Exchange glabā izdzēstos vienumus, un pagariniet termiņu līdz 30 dienām. Tas neko nemaksā un dod laiku.
- Sastādiet to darbinieku kontu sarakstu, kuri aizgājuši pēdējā mēnesī un kuru konti ir izdzēsti, un noskaidrojiet, vai kādam joprojām vajadzīgi to dati. Ja vajadzīgi, atjaunojiet tos tagad, kamēr vēl var.
- Nosakiet, cik ilgi jūsu uzņēmumam jāglabā e-pasti un faili. Atbildi parasti diktē grāmatvedība un līgumi, nevis IT.
- Ieviesiet atsevišķu rezerves kopēšanas risinājumu ārpus Microsoft platformas un atjaunojiet vismaz vienu e-pastu un vienu OneDrive mapi, lai procedūra būtu pārbaudīta.
- Ja vēlaties, lai to izdarām mēs, rakstiet mums, izmantojot kontaktu formu. Pirmā Microsoft 365 rezerves kopēšana parasti sāk darboties tajā pašā dienā, kad saņemam piekļuvi.
