Daudzos uzņēmumos ERP vai grāmatvedības sistēma, vai tā būtu Horizon, Tildes Jumis, Business Central vai cita programma, joprojām darbojas serverī biroja stūrī vai, vēl biežāk, galvenās grāmatvedes datorā, kuram pieslēdzas visi pārējie. Tas strādā, kamēr pārstāj strādāt. Problēmas sākas, kad cilvēkiem jāstrādā no mājām, kad dators salūzt mēneša slēgšanas dienā vai kad revidents jautā, kur ir rezerves kopijas un kas tās ir pārbaudījis.
Pārcelšana uz mākoni šīs problēmas atrisina, bet tikai tad, ja tā tiek veikta pārdomāti. Grāmatvedība nav tīmekļvietne: tajā ir uzņēmuma finanses, darbinieku dati un klientu līgumi. Nepareizi izvēlēts sniedzējs vai nenoteikta atbildība nozīmē, ka problēmas vienkārši pārceļas citur, un kontroles ir mazāk.
Zemāk ir septiņi jautājumi, ko iesakām uzdot ikvienam sniedzējam, kas piedāvā mitināt jūsu ERP vai grāmatvedības sistēmu mākonī. Atbildes vērts saņemt rakstiski.
1. Kur fiziski tiek glabāti mani grāmatvedības dati?
Pirmais un svarīgākais jautājums. „Mākonī” nav atbilde: mākonis ir kāda serveris konkrētā ēkā konkrētā valstī. Jums jāzina valsts, datu centra operators un tas, vai datus var pārcelt uz citu valsti bez jūsu piekrišanas.
Grāmatvedības datiem tas ir svarīgi vairāku iemeslu dēļ: grāmatvedības un nodokļu likumi lielākajā daļā valstu prasa, lai uzskaites dokumenti gadiem ilgi būtu pieejami nodokļu administrācijai (Latvijā – VID), VDAR (Vispārīgā datu aizsardzības regula, GDPR) ierobežo personas datu nodošanu ārpus ES, un uzņēmumiem noteiktās nozarēs (finanses, enerģētika, veselība) ir papildu prasības saskaņā ar DORA un NIS2.
Mūsu ERP mitināšanā primārie dati tiek glabāti datu centrā Lietuvā (ES). Tas nozīmē mazu aizkavi jūsu grāmatvedim un skaidru atbildi jūsu revidentam.
2. Kā tiek veidotas rezerves kopijas un kur tās glabājas?
Otrajam jautājumam ir trīs daļas: cik bieži, cik ilgi glabā un kur. Pareizā atbilde ietver vairāk nekā vienu atrašanās vietu. Kopija tajā pašā serverī nav rezerves kopija. Kopija tajā pašā datu centrā pasargā no servera atteices, bet ne no ugunsgrēka vai ilgstoša strāvas pārtraukuma.
Mūsu ERP mitināšanā rezerves kopijas tiek veidotas katru dienu un glabātas divās vietās: mūsu datu centrā Lietuvā un Amazon (AWS) datu centrā Vācijā. Otrā kopija atrodas citā valstī, bet joprojām Eiropas Savienībā, tāpēc saskaņā ar VDAR tā nav nodošana trešajai valstij. Jautājiet arī, vai rezerves kopijas ir aizsargātas pret dzēšanu no paša servera: izspiedējvīrusi vispirms mēģina iznīcināt rezerves kopijas un tikai tad šifrē datus.
Un vēl viens jautājums: kad sniedzējs pēdējo reizi patiešām atjaunoja jūsu ERP datubāzi no rezerves kopijas? Ja atbilde nav skaidra, rezerves kopiju testēšana jāieraksta līgumā.
3. Kā tiek aizsargāta piekļuve sistēmai?
Kad grāmatvedība atrodas mākonī, tai var piekļūt no jebkuras vietas. Tā ir ērtība un risks vienlaikus. Ar vienu paroli, lai cik sarežģītu, nepietiek: paroles tiek nopludinātas, uzminētas un izkrāptas ar pikšķerēšanu.
Minimālais standarts, ko prasām arī paši: VPN tunelis uz serveri un divfaktoru autentifikācija (2FA) katrai pierakstīšanās reizei. Mūsu ERP mitināšanā abi ir iekļauti bez papildu maksas, nevis kā papildpakalpojums. Pārbaudiet arī, vai pierakstīšanās reizes tiek reģistrētas, vai aizgājuša darbinieka piekļuvi var atslēgt minūtes laikā un, grāmatvedības biroja gadījumā, vai klientu datus var nodalīt vienus no otriem.
4. Kurš atjaunina ERP un zem tā esošo serveri?
ERP ražotāji regulāri izlaiž atjauninājumus, no kuriem daži saistīti ar nodokļu un pārskatu formu izmaiņām, ko nevar izlaist. Kādam jāatbild par to instalēšanu: sniedzējam, jūsu ERP pārdevējam vai jums. Tas skaidri jāfiksē rakstiski.
Atsevišķs jautājums ir serveris, uz kura darbojas ERP. Operētājsistēmas drošības atjauninājumi, datubāzes apkope un aizsardzība pret ļaunprātīgu programmatūru ir pārvaldīta servera daļa. Mūsu serveros darbojas Bitdefender GravityZone, ko pārvaldām centralizēti, un atjauninājumi tiek instalēti ārpus darba laika pēc momentuzņēmuma izveides. Ja kaut kas noiet greizi, atgriežamies iepriekšējā stāvoklī dažu minūšu laikā.
Prasiet atbildības tabulu, kurā katra darbība piešķirta vienai pusei. Kā tā izskatās, aprakstījām rakstā par pārvaldītiem serveriem.
5. Kāds ir pakalpojuma līmenis un kas notiek, kad kaut kas salūzt?
Grāmatvedībai dīkstāvei ir skaidras izmaksas: neizrakstīti rēķini, neveikti maksājumi, novēloti nodokļu pārskati. SLA jāatbild uz trim jautājumiem: cik ātri sniedzējs sāk reaģēt, cik ātri pakalpojums tiek atjaunots un cik daudz datu var zaudēt sliktākajā gadījumā.
Nošķiriet reakcijas laiku no risināšanas laika un pārbaudiet, vai SLA attiecas uz mēneša beigām un laiku pirms pārskatu iesniegšanas termiņiem, kad grāmatvedība ir vajadzīga visvairāk. Mūsu palīdzības dienests reaģē no 30 minūtēm, un pilnu pakalpojuma līmeņa aprakstu publicējam, lai jūs varētu salīdzināt, pirms runājat ar mums.
6. Kā noritēs pārcelšana un vai būs dīkstāve?
Labi plānota ERP pārcelšana notiek, nezaudējot ne darba dienu. Tipisks process mūsu praksē:
- Esošās sistēmas audits: versija, datubāzes izmērs, integrācijas (bankas, e-rēķini, noliktavas iekārtas, kases sistēmu termināļi), lietotāju skaits.
- Mākoņservera sagatavošana un pilnas kopijas pārcelšana. Lietotāji šajā laikā strādā kā ierasti.
- Izmēģinājuma pierakstīšanās no vairākām darba vietām un integrāciju pārbaude testa vidē.
- Galīgā pārslēgšana vakarā vai nedēļas nogalē: tiek pārnestas tikai izmaiņas kopš pirmās kopijas, kas aizņem stundas, nevis dienas.
- Pirmā darba diena ar inženieri gatavībā.
Pajautājiet sniedzējam, cik pārcelšanu viņš ir veicis, kā tiks risinātas integrācijas un ko viņš darīs, ja pēc pārslēgšanas parādīsies problēma. Pareizā atbilde uz pēdējo jautājumu ir „atgriežamies pie vecā servera, kas paliek neskarts vēl vismaz mēnesi”.
7. Kā atgriezties vai pāriet pie cita sniedzēja?
Jautājums, ko uzdod reti, bet kas nošķir uzticamu sniedzēju no lamatām. Jūsu grāmatvedības dati pieder jums. Jums jāspēj jebkurā laikā saņemt pilnu ERP datubāzi un servera attēlu formātā, ko var palaist citur, noteiktā termiņā un bez izejas maksas.
Pārbaudiet līgumā: datu atgriešanas termiņu, formātu, cik ilgi sniedzējs glabā datus pēc līguma beigām un kā viņš apstiprina to iznīcināšanu. Starp citu, tā ir arī ISO 27001 un DORA prasība: uzņēmumam jābūt izejas stratēģijai no katra kritiska pakalpojumu sniedzēja.
Atbilstības prasības grāmatvedībai
Ja jūsu uzņēmums ietilpst DORA (finanšu sektors un tā IT pakalpojumu sniedzēji) vai NIS2 (enerģētika, transports, veselība, digitālā infrastruktūra un citas svarīgas nozares) darbības jomā, grāmatvedības sistēma ir kritiska sistēma un tās sniedzējs ir trešā puse, kas jānovērtē un jādokumentē. Tas nozīmē, ka atbildēm uz iepriekš minētajiem septiņiem jautājumiem jābūt nevis sarunā, bet līgumā un tā pielikumos.
Mēs strādājam atbilstoši ISO 27001 prasībām un sagatavojam savus pakalpojumus tā, lai tos varētu uzrādīt DORA vai NIS2 auditā: ar atbildības matricu, SLA un rezerves kopēšanas un piekļuves dokumentāciju.
No kā sākt
- Uzskaitiet, kas šobrīd pieslēdzas jūsu ERP, no kurienes, un kuras integrācijas darbojas. Tas būs pārcelšanas pamats.
- Pārbaudiet, kad kāds pēdējo reizi atjaunoja ERP datus no rezerves kopijas. Ja neatceraties, izdariet to šonedēļ, pirms pārcelšanas.
- Nosūtiet septiņus jautājumus sniedzējiem un prasiet atbildes rakstiski.
- Plānojiet pārcelšanu ārpus mēneša slēgšanas un pārskatu iesniegšanas termiņiem.
- Ja vēlaties redzēt, kā uz šiem jautājumiem atbildam mēs, sāciet ar ERP mitināšanas aprakstu vai sazinieties ar mums, un mēs sagatavosim pārcelšanas plānu, balstoties uz jūsu pašreizējo sistēmu.
