Microsoft 365 rēķins parasti ir viena no lielākajām IT izmaksu pozīcijām uzņēmumā, un neviens to nopietni nepārskata. Licences tika iegādātas pirms vairākiem gadiem, kad uzņēmums bija citāda izmēra, daļa darbinieku kopš tā laika aizgājuši, daļa mainījuši lomas, bet plāns palicis tāds pats. Finanšu direktors redz tikai kopsummu, un IT atbildīgais redz tikai to, ka „viss strādā”.
Pēc mūsu pieredzes, pārskatot jauna klienta Microsoft 365 vidi, mēs gandrīz vienmēr atrodam vismaz dažas licences, par kurām tiek maksāts bez vajadzības: neaktīvus kontus, pārāk dārgu plānu cilvēkam, kam vajadzīgs tikai e-pasts, vai pretēji – uzņēmumu, kas maksā par lētu plānu un atsevišķi par trešo pušu drošības rīkiem, kurus Business Premium jau ietver.
Šajā rakstā skaidrojam, kā plāni atšķiras, kam patiešām vajadzīgs katrs no tiem un kā organizēt licencēšanu, lai tā atbilst uzņēmumam, nevis otrādi. Cenas šeit nenorādām. Tās mainās, bet principi paliek.
Kā atšķiras Business plāni
Business plāni paredzēti uzņēmumiem līdz 300 lietotājiem. Ir trīs plāni, un atšķirība starp tiem nav tikai „vairāk funkciju”.
- Business Basic: tikai mākoņpakalpojumi. Exchange e-pasts, Teams, OneDrive, SharePoint un Office lietotnes pārlūkprogrammā. Word vai Excel darbvirsmas instalāciju nav.
- Business Standard: viss, kas ir Basic, plus pilnās Office lietotnes datoriem un mobilajām ierīcēm. Tas ir visbiežāk izmantotais plāns biroja darbiniekiem.
- Business Premium: viss, kas ir Standard, plus drošības un pārvaldības slānis: Intune ierīču pārvaldība, Defender for Business, Entra ID P1 ar Conditional Access un Microsoft Purview informācijas aizsardzība.
Praktiskā atšķirība: ja darbinieks tikai lasa e-pastu un piedalās Teams sapulcēs, pietiek ar Basic. Ja viņš katru dienu strādā Excel vai Word, vajadzīgs Standard. Un, ja vēlaties uzņēmuma datorus un tālruņus pārvaldīt centralizēti, lai piekļuve e-pastam būtu atkarīga no ierīces stāvokļa un atrašanās vietas un lai pazaudētam tālrunim varētu attālināti dzēst datus, tas ir Premium. Daudzi uzņēmumi drošības prasības nosedz, iegādājoties atsevišķus produktus, lai gan Premium tās jau ietver.
Kad vajadzīgi Enterprise plāni
E3 un E5 paredzēti uzņēmumiem, kas pārsniedz 300 lietotāju ierobežojumu, vai tiem, kam vajadzīgas funkcijas, kuru Business plānos nav.
E3 dod to, kas ir Business Standard, plus lielākas pastkastes, neierobežotu arhīvu, Windows Enterprise, Intune un plašākas Microsoft Purview iespējas. E5 pievieno pilnu Defender komplektu (identitātes, e-pasta, galiekārtu un mākoņa aizsardzība), Entra ID P2 ar privileģētās piekļuves pārvaldību, Teams Phone un Power BI Pro.
Bieži sastopama kļūda ir mazāks uzņēmums, kas pērk E3 „drošības dēļ”, lai gan Business Premium dotu līdzīgu drošības līmeni, bet dažos aspektos pat labāku. Cita kļūda ir E5 visiem, kaut gan E5 funkcijas patiešām vajadzīgas tikai IT un finanšu nodaļai.
Kam patiesībā kas vajadzīgs
Tā vietā, lai visiem pirktu vienu plānu, sagrupējiet darbiniekus pēc darba veida. Tā ir vienkārša tabula, ko vērts aizpildīt kopā ar nodaļu vadītājiem.
| Darbinieka veids | Kas vajadzīgs | Piemērots plāns |
|---|---|---|
| Ražošana, noliktava, klientu apkalpošana | E-pasts, Teams, maiņu grafiki | Business Basic vai F3 |
| Biroja darbinieks | E-pasts, Office lietotnes, faili | Business Standard |
| Darbinieks ar jutīgiem datiem vai attālināts darbs | Tas pats plus ierīču pārvaldība un drošība | Business Premium |
| Finanses, vadība, IT administratori | Papildu aizsardzība, privileģēta piekļuve | E5 vai Premium ar papildinājumiem |
| Koplietojamās pastkastes, konferenču telpas | Tikai pastkaste | Bezmaksas koplietojamā pastkaste, licence nav vajadzīga |
Pēdējā rinda ir svarīga: info@, rekini@, pardosana@ un līdzīgas pastkastes var būt koplietojamās pastkastes, un tām licence nav vajadzīga, kamēr tās nepārsniedz 50 GB un tām piekļūst caur licencētu lietotāju. Pēc mūsu pieredzes tas ir viens no biežākajiem pārmaksas avotiem, kad koplietojamās pastkastes izveidotas kā pilnvērtīgi lietotāji.
Neizmantotas licences un bijušo darbinieku konti
Microsoft 365 administrēšanas centrā ir pārskats par aktīvajiem lietotājiem pēdējās 30, 90 un 180 dienās. To vērts atvērt vismaz reizi ceturksnī. Konts, kas 90 dienas nav pierakstījies e-pastā, Teams vai OneDrive, gandrīz vienmēr ir vai nu bijušā darbinieka konts, vai tehniskais konts, kam licence nav vajadzīga.
Bijušie darbinieki ir atsevišķa problēma. Pareizais process ir šāds: konts tiek bloķēts, pastkaste tiek pārveidota par koplietojamo (lai vadītājs vai kolēģis varētu redzēt vēsturi), OneDrive faili tiek nodoti vadītājam, un licence tiek noņemta un piešķirta jaunam darbiniekam. Nepareizais process ir atstāt kontu aktīvu ar licenci, „lai e-pasti nepazūd”, un to darīt mēnešiem. Papildus nevajadzīgām izmaksām tā ir arī drošības nepilnība: bijušais darbinieks joprojām var pierakstīties.
Šim procesam jābūt vienošanās starp personālvadību un IT, nevis nejaušībai. Ja jūsu Microsoft 365 administrējam mēs, darbinieka aiziešanas procedūra ir Microsoft 365 administrēšanas pakalpojuma standarta daļa, un to izpildām tajā pašā dienā.
Jauktā licencēšana ir norma, nevis izņēmums
Pastāv uzskats, ka visiem uzņēmuma lietotājiem jābūt vienam un tam pašam plānam. Tā nav. Vienā vidē var apvienot Business Basic, Standard, Premium un pat Enterprise plānus kopā ar atsevišķiem papildinājumiem. Vienīgais ierobežojums: Business plānu vietu nedrīkst būt vairāk par 300.
Praktisks piemērs no ražošanas uzņēmuma: 40 biroja darbinieki ar Business Standard, 12 vadītāji un finanšu darbinieki ar Business Premium un 120 ražošanas strādnieki ar F3 plānu maiņu grafikiem un iekšējai saziņai Teams. Tā vietā, lai visiem būtu viens plāns, uzņēmums maksā par to, ko izmanto katra grupa.
Vērtīgi ir arī papildinājumi: Entra ID P1 vai Defender for Office 365 var pievienot Standard plānam tikai tiem lietotājiem, kuriem tie vajadzīgi, nevis visus pārcelt uz Premium. Tomēr ir robeža. Kad uzkrājas vairāki papildinājumi, Premium bieži kļūst par vienkāršāku un lētāku variantu. Tas jāaprēķina katrā gadījumā atsevišķi.
Ikgadējā pārskatīšana: ko pārbaudīt
Licences tiek pirktas ar gada līgumiem, tāpēc dabisks pārskatīšanas brīdis ir divus mēnešus pirms atjaunošanas. Tad vēl var samazināt apjomus un mainīt plānus bez papildu saistībām. Pārskatīšanas laikā mēs pārbaudām:
- Kontus, kas neaktīvi 90 dienas, un to licences.
- Pilnvērtīgus lietotājus, kas patiesībā ir koplietojamās pastkastes vai konferenču telpas.
- Lietotājus ar Standard vai Premium, kuri ceturksni nav atvēruši Office lietotnes.
- Trešo pušu drošības un ierīču pārvaldības rīkus, kuru funkcijas Premium jau ietver.
- Darbiniekus, kuru lomas mainījušās un kuriem vajag vairāk vai mazāk, nekā dod viņu plāns.
- Vides drošības stāvokli. Pārmaksāt par licencēm un neieslēgt to, par ko maksājat, ir visbiežākā kombinācija.
Pēdējais punkts ir atsevišķa tēma, bet to vērts pieminēt: Business Premium vide bez ieslēgtas Conditional Access un Intune politikām ir Standard vide par Premium cenu. Par to rakstām Microsoft 365 drošības pakalpojuma aprakstā.
No kā sākt
Licencēšanas sakārtošanai nav vajadzīgs liels projekts. Pietiek ar dažiem soļiem, ko var pabeigt nedēļas laikā.
- Lejupielādējiet aktīvo lietotāju un piešķirto licenču pārskatu no administrēšanas centra un salīdziniet to ar personāla sarakstu. Neatbilstības būs acīmredzamas.
- Sadaliet darbiniekus 3 līdz 4 grupās pēc darba veida un katrai piešķiriet plānu pēc nepieciešamības, nevis pēc ieraduma.
- Pārveidojiet koplietojamās pastkastes un telpas par koplietojamiem objektiem bez licencēm.
- Vienojieties ar personālvadību par darbinieka aiziešanas procedūru: kurš bloķē kontu, kad un kā, un kurš atbrīvo licenci.
- Ierakstiet pārskatīšanu kalendārā divus mēnešus pirms līguma atjaunošanas.
Ja vēlaties, lai šo darbu veicam mēs, Microsoft 365 licenču pārskatīšana ir sadarbības pirmais solis: saskaitām, kas jums ir, ko izmantojat un ko var mainīt, un pēc tam pārņemam licences un to pārvaldību kā regulāru pakalpojumu.
