Microsoft 365 Copilot var ieslēgt dažās minūtēs: jūs nopērkat licences, piešķirat tās lietotājiem, un programmās Word, Outlook un Teams parādās jauna poga. Tieši tāpēc tas ir riskanti. Tehniskā daļa ir vieglākā, bet viss, kas nosaka, vai Copilot būs noderīgs vai radīs problēmas, jāizdara pirms tam.
Visbiežākais scenārijs, ko redzam: uzņēmums ieslēdz Copilot dažiem vadītājiem, viens no viņiem lūdz „apkopot, ko mēs zinām par darbinieku algām”, un saņem detalizētu atbildi no Excel faila, ko personālvadītājs pirms trim gadiem augšupielādēja kopīgā SharePoint bibliotēkā, kas atvērta visam uzņēmumam. Copilot neko nepārkāpa. Fails bija pieejams. Vienkārši agrāk neviens nezināja, kur meklēt.
Šajā rakstā aprakstām, kas jāsagatavo pirms ieslēgšanas: piekļuves sakārtošana, datu marķēšana, pilotgrupa un scenāriji, ar kuriem mērīsiet vērtību. Tas nav garš projekts, taču to nedrīkst izlaist.
Copilot redz to, ko redz lietotājs
Galvenais princips, kas jāsaprot: Copilot nav savas piekļuves datiem. Tas darbojas lietotāja vārdā un ar Microsoft Graph atrod e-pastus, failus, tērzēšanas ziņas un sapulces, uz kurām lietotājam ir tiesības. Ja darbinieks var atvērt failu, Copilot to var citēt. Ja nevar, Copilot to neredz.
No tā izriet divi secinājumi. Pirmkārt, Copilot neveido jaunas drošības nepilnības, tas tikai atklāj esošās. Otrkārt, tiesību sabiezējums, kas gadiem dzīvoja nepamanīts, jo neviens nezināja, kur meklēt, kļūst redzams ar vienu jautājumu, tiklīdz Copilot ir ieslēgts. Meklēšana, kas agrāk bija neērta, tagad ir saruna dabiskā valodā.
Tāpēc pirmais darbs nav Copilot, bet piekļuves audits: kam uz ko ir piekļuve un vai tai tur jābūt.
Piekļuves sakārtošana SharePoint un OneDrive
Pēc mūsu pieredzes piekļuves problēmas SharePoint gadu gaitā uzkrājas no vairākiem avotiem: vietnes, kas izveidotas „uz laiku” ar piekļuvi visiem; Teams komandas, kuru dalībnieku saraksts netika atjaunināts, kad cilvēki mainīja lomas; faili, kas koplietoti ar saiti „visi organizācijā”; OneDrive mapes, ko aizejošs darbinieks nodevis kolēģim kopā ar visu to saturu.
Ko pārbaudīt pirms Copilot ieslēgšanas:
- SharePoint vietnes, kurām var piekļūt grupa „Everyone” vai „Everyone except external users”. Tās ir pirmās, kas jāpārskata.
- Faili un mapes, kas koplietotas organizācijas līmenī ar saitēm. SharePoint administrēšanas centrā un Microsoft Purview ir pārskati, kas to parāda.
- Teams komandu un vietņu īpašnieki. Katrai vietnei vajadzīgs aktīvs īpašnieks, kas atbild par tās dalībniekiem.
- Vecās vietnes bez aktivitātes gadu. Labāk tās arhivēt, nekā atstāt.
- OneDrive mapes ar ārēju koplietošanu.
SharePoint Advanced Management un Microsoft Purview ietver rīkus, ar kuriem Copilot meklēšanu uz laiku var ierobežot ar noteiktām vietnēm (Restricted SharePoint Search), kamēr tiek labota piekļuve. Tas ir praktisks pagaidu solis, ja vēlaties sākt pilotu, netērējot mēnešus auditam.
Jutīguma etiķetes un datu klasifikācija
Jutīguma etiķetes (sensitivity labels) Microsoft Purview ir otrais slānis pēc piekļuves. Tās iezīmē dokumentus un e-pastus pēc jutīguma (publisks, iekšējs, konfidenciāls, īpaši konfidenciāls) un var šifrēt saturu un ierobežot, kas to redz. Copilot etiķetes ievēro: ja dokuments ir iezīmēts tā, ka lietotājs to nevar nolasīt, Copilot to atbildē neizmantos, un, ja tas izmanto iezīmētu saturu, atbilde pārmanto augstāko etiķeti.
Pirms Copilot nav jāiezīmē katrs fails. Pietiek definēt 3 līdz 4 etiķetes, kas uzņēmumam ir saprotamas; iestatīt noklusējuma etiķeti jauniem dokumentiem; automātiski iezīmēt dokumentus, kuros konstatēti personas kodi, finanšu dati vai līgumu veidnes; un manuāli iezīmēt zināmās jutīgās bibliotēkas, piemēram, personāla, finanšu un vadības.
Šis darbs ir noderīgs arī bez Copilot, un tas būs vajadzīgs vēlāk, ja jūsu uzņēmumam būs piemērojams NIS2 vai DORA. Copilot tikai dod iemeslu to beidzot izdarīt.
Pilotgrupa, nevis viss uzņēmums uzreiz
Copilot licences tiek piešķirtas katram lietotājam atsevišķi, tāpēc dabiski sākt ar grupu. Iesakām 10 līdz 20 cilvēkus no dažādām nodaļām, kuri:
- Daudz strādā ar dokumentiem, e-pastu un sapulcēm, tāpēc iegūs visvairāk.
- Vēlas izmēģināt un ir gatavi dalīties novērojumos, ne tikai sūdzēties.
- Pārstāv dažādus darba veidus: pārdošanu, finanses, projektu vadību, vadību, administrāciju.
Vienam grupas dalībniekam jābūt no IT vai drošības, lai tieši pārbaudītu piekļuves jautājumus: ko Copilot atrod, ko nevajadzētu. Pilots ilgst 6 līdz 8 nedēļas. Šajā laikā grupa ik pēc divām nedēļām 30 minūtes tiekas, lai dalītos, kas izdevies, kas ne un kādus uzvedņu formulējumus apguvuši.
Lietošanas scenāriji, nevis „vienkārši izmēģiniet”
Lielākā pilota kļūda ir izdalīt licences un teikt „lietojiet”. Darbinieki pāris reizes izmēģina, nesaņem iespaidīgu rezultātu un atgriežas pie ierastā darba. Copilot vajadzīgi konkrēti scenāriji, kas atbilst reālam darbam.
Piemēri, kas pēc mūsu pieredzes ātri dod rezultātu:
- Teams sapulces kopsavilkums ar uzdevumu sarakstu, kas dalībniekiem nosūtīts piecu minūšu laikā pēc sapulces beigām.
- Outlook: garas e-pastu sarakstes kopsavilkums un atbildes melnraksts, kad kāds atgriežas no atvaļinājuma.
- Word: piedāvājuma melnraksts, pamatojoties uz iepriekšējiem piedāvājumiem tam pašam klientu segmentam.
- Excel: datu tabulas skaidrojums un formulu ieteikumi cilvēkam, kas nav Excel eksperts.
- Copilot Chat: „ko mana komanda pēdējo divu nedēļu laikā nolēma par projektu X”, atbilde no e-pastiem, tērzēšanas ziņām un dokumentiem.
Katram pilota dalībniekam piešķiriet 2 līdz 3 scenārijus atbilstoši viņa darbam. Tad būs, ko mērīt.
Kā izmērīt vērtību
Copilot licence nav lēta, tāpēc lēmums paplašināt lietošanu jābalsta uz datiem, nevis iespaidiem. Microsoft 365 administrēšanas centrā ir Copilot lietošanas pārskats: cik lietotāju ir aktīvi, kurās programmās, cik bieži. Tas ir pirmais rādītājs. Ja pēc mēneša puse pilota grupas to nelieto, problēma ir scenārijos vai apmācībā, nevis rīkā.
Otrais rādītājs ir pašu lietotāju vērtējums pa scenārijiem. Vienkārša veidlapa pilota beigās: kuri scenāriji ietaupīja laiku, aptuveni cik nedēļā un kuri nedarbojās un kāpēc. Trešais ir drošības atbildīgā secinājums par piekļuves jautājumiem. Ja pilota laikā Copilot parādīja saturu, ko lietotājam nevajadzēja redzēt, tas jālabo pirms ieviešanas, nevis pēc tās.
Pēc rezultātiem nodaļas, kurās ieguvums ir skaidrs, saņem licences otrajā kārtā. Nodaļas, kurās ieguvums neskaidrs, gaida.
Copilot Studio aģenti: nākamais solis
Kad Copilot darbojas un piekļuve ir sakārtota, nākamais līmenis ir aģenti, ko veidojat Copilot Studio. Tas vairs nav vispārīgs asistents, bet konkrētam uzdevumam pielāgots risinājums: aģents, kas atbild uz darbinieku jautājumiem par iekšējām politikām no personāla dokumentiem; aģents, kas reģistrē palīdzības dienesta pieprasījumus un pārbauda to statusu; aģents, kas klienta e-pastu ar Power Automate pārvērš pasūtījumā uzņēmuma sistēmā.
Aģenti izmanto to pašu piekļuves un marķēšanas modeli, tāpēc viss, ko sakārtojāt, gatavojoties Copilot, attiecas tieši uz tiem. Vairāk par to, kā aģenti darbojas un kam tie der, rakstām lapā Microsoft 365 Copilot aģenti.
No kā sākt
Pēc mūsu pieredzes Copilot sagatavošana uzņēmumam līdz 200 darbiniekiem aizņem no dažām nedēļām līdz pāris mēnešiem atkarībā no SharePoint stāvokļa.
- Pārskatiet SharePoint un OneDrive piekļuvi: vietnes, kas atvērtas visiem, saites organizācijas līmenī, vietnes bez īpašniekiem.
- Definējiet 3 līdz 4 jutīguma etiķetes un iezīmējiet zināmās jutīgās bibliotēkas. Ieslēdziet automātisko marķēšanu personas un finanšu datiem.
- Izveidojiet 10 līdz 20 cilvēku pilotgrupu un katram piešķiriet 2 līdz 3 lietošanas scenārijus.
- Noteiciet panākumu rādītājus pirms pilota, nevis pēc tā.
- Pēc 6 līdz 8 nedēļām lēmumu par paplašināšanu pieņemiet, balstoties uz datiem.
Ja vēlaties, lai sagatavošanu un pilotu vadām mēs, mūsu Microsoft 365 Copilot ieviešanas pakalpojums ietver piekļuves auditu, etiķešu iestatīšanu, pilotgrupas apmācību un mērījumus. Un, ja piekļuves higiēna ir lielāka problēma nekā pats Copilot, sākam ar Microsoft 365 drošības sakārtošanu un tikai tad ejam tālāk.
