Situācija
Grāmatvedības birojs Klaipēdā, Lietuvā apkalpo aptuveni 150 klientu – no individuālajiem uzņēmumiem līdz dažiem vidēja izmēra ražošanas un tirdzniecības uzņēmumiem. Birojā strādā 25 cilvēki, no tiem 20 ir grāmatveži. Galvenais darba rīks ir Rivile, Lietuvā plaši izmantota grāmatvedības un ERP sistēma, kurā glabājas visu klientu grāmatvedības dati, rēķini, algu aprēķini un pārskati nodokļu iestādei un sociālās apdrošināšanas iestādei.
Rivile darbojās biroja serverī, ko pirms pieciem gadiem uzstādīja vietējais datoru meistars. Pēc pandēmijas lielākā daļa grāmatvežu vismaz daļu nedēļas strādāja no mājām, pieslēdzoties pa attālo darbvirsmu, kas bija atvērta tieši internetā. Paroles bija vienkāršas, divfaktoru autentifikācijas nebija, un servera žurnālos katru nakti bija redzamas tūkstošiem pieteikšanās mēģinājumu no ārzemju adresēm.
Pavērsiens pienāca, kad lielāks klients, gatavojoties savam auditam, lūdza biroju parādīt, kā tiek aizsargāti viņa grāmatvedības dati, kur tiek veidotas rezerves kopijas un kam ir piekļuve. Biroja vadītājam nebija ko parādīt. Rezerves kopijas tika rakstītas USB diskā, ko galvenā grāmatvede dažkārt aiznesa mājās.
Kas bija nepieciešams
Kopā ar vadītāju un galveno grāmatvedi vienojāmies par prasībām:
- Rivile jādarbojas no jebkuras vietas, taču piekļuvei jābūt tikai drošai – ar personiskiem kontiem un otro verifikācijas faktoru.
- Nekādu atvērtu portu internetā.
- Ikdienas rezerves kopijas ārpus biroja ar iespēju ātri atgriezties pie vakardienas datiem, jo grāmatvežu kļūdas parasti pamana nākamajā dienā.
- Dokumenti un pārskati, ko var parādīt klientiem un viņu auditoriem.
- Pārcelšana bez ilga pārtraukuma, jo deklarācijas iesniedz mēneša sākumā, bet grāmatvedības periodus noslēdz mēneša beigās.
- Nekādas vairs paša biroja servera atjaunināšanas un uzturēšanas.
Ko mēs darījām
1. nedēļa: sagatavošanās
Izvērtējām esošo Rivile instalāciju: versiju, datubāzu skaitu (katram klientam ir sava datubāze, kopā vairāk nekā 150), papildmoduļus un integrācijas ar bankām. Ar Rivile pārstāvi saskaņojām licences pārcelšanu. Mūsu datu centrā Lietuvā (ES) sagatavojām ERP mitināšanas vidi: serveri tikai šim birojam, ar Bitdefender GravityZone aizsardzību, uzraudzību un automātiskiem atjauninājumiem.
Katram darbiniekam izveidojām personisku kontu. Likvidējām kopīgo kontu „grāmatvedība”, ko izmantoja vairāki cilvēki, – tā bija viena no sāpīgākajām izmaiņām, jo daži darbinieki bija pie tā pieraduši.
2. nedēļa: VPN, 2FA un pilots
Visiem darbiniekiem ieviesām VPN klientu ar divfaktoru autentifikāciju, izmantojot telefona lietotni. Mitinātajai Rivile videi var piekļūt tikai caur VPN, un attālās darbvirsmas ports internetā ir slēgts. Biroja tīklu ar mākoni savienojām ar pastāvīgu VPN tuneli, tāpēc darbs no biroja izskatās tāpat kā iepriekš.
Pieci grāmatveži nedēļu strādāja pilota vidē ar reālu datu kopiju. Visgrūtāk izrādījās bankas izrakstu importa integrācija un drukas veidnes, kas bija pielāgotas konkrētiem biroja printeriem. Tās sakārtojām divās dienās.
3. nedēļa: pārcelšana un rezerves kopijas
Pārcelšanu veicām nedēļas nogalē pēc mēneša deklarāciju iesniegšanas. Piektdienas vakarā apturējām darbu biroja serverī un pārnesām visas datubāzes, bet pirmdienas rītā grāmatveži jau strādāja mākonī. Biroja serveri vēl mēnesi atstājām izslēgtu, pēc tam tā dati tika droši dzēsti.
Ieslēdzām ikdienas rezerves kopēšanu: viena kopija paliek mūsu datu centrā Lietuvā (ES), otra tiek nosūtīta uz Amazon datu centru Vācijā. Rezerves kopiju vēsture tiek glabāta 30 dienas, tāpēc jebkura klienta datubāzi var atjaunot tādu, kāda tā bija jebkurā no pēdējām 30 dienām. Grāmatvežiem tas ir svarīgāk par visu: ja mēneša slēgšanas laikā ir pieļauta kļūda, viena klienta vakardienas datubāzi var atjaunot atsevišķi, neskarot pārējās.
Sagatavojām dokumentu paketi klientu auditiem: kur dati fiziski atrodas, kā savienojums ir šifrēts, kam ir piekļuve, cik bieži tiek veidotas rezerves kopijas un kā tiek pārbaudīta atjaunošana. Dokumenti tiek atjaunināti katru ceturksni.
Rezultāts
Pirmajā gadā pēc pārcelšanas birojs nezaudēja ne vienu datu vienību. Tas tiek mērīts vienkārši: katrs atjaunošanas pieprasījums tiek reģistrēts, un visi septiņi pieprasījumi gada laikā (grāmatvežu kļūdas periodu slēgšanas laikā) tika izpildīti no vakardienas rezerves kopijām mazāk nekā stundas laikā.
Visas pieteikšanās Rivile, 100 %, notiek caur VPN ar divfaktoru autentifikāciju. Servera žurnālos vairs nav redzami nakts pieteikšanās mēģinājumi no ārzemēm, jo nav, ko mēģināt: porta internetā vairs nav.
Datu atjaunošanas precizitāte ir viena diena: jebkura klienta grāmatvedību var atgriezt vakardienas stāvoklī un, ja nepieciešams, jebkurai no pēdējām 30 dienām. Klientu auditoriem birojs tagad iesniedz dokumentu paketi, un tas pats lielais klients, kas visu iesāka, pagarināja līgumu.
Agrāk audita jautājums par rezerves kopijām bija nepatīkams. Tagad mēs nosūtām dokumentu, un tas ir viss.
Ko mēs ieteiktu līdzīgā situācijā
- Grāmatvedības birojam rezerves kopiju vēsture ir svarīgāka par kopēšanas biežumu. Viena pēdējā kopija neglābs no kļūdas, ko pamanāt pēc trim dienām.
- Kopīgi konti grāmatvedības sistēmā ir risks ne tikai drošībai, bet arī atbildībai: nav iespējams pateikt, kurš izdarījis ierakstu. Personiski konti ir pirmais solis.
- Tieši internetā atvērta attālā darbvirsma ir visbiežākais izspiedējvīrusu ieejas punkts mazos uzņēmumos. VPN ar 2FA ir minimālais standarts.
- Pārcelšanu plānojiet pēc grāmatvedības kalendāra, nevis IT ērtībām: nedēļas nogale pēc deklarāciju iesniegšanas ir vislabākais laiks.
