Situācija
Juristu birojs Viļņā ar 30 darbiniekiem: partneri, juristi, asistenti un administrācija. Viss darbs notiek Microsoft 365 vidē: Outlook, Teams, SharePoint un OneDrive. Piecu gadu laikā bija uzkrājušies desmitiem SharePoint vietņu, katra izveidota tā, kā cilvēks uzskatīja par vajadzīgu: dažas pēc klienta, dažas pēc jurista, dažas vienkārši ar nosaukumu „Jauna vietne (3)”. Piekļuve tika dalīta ar saitēm „visiem organizācijā”, jo tas bija vienkāršāk.
Vadošais partneris vēlējās ieviest Microsoft 365 Copilot. Juristi jau lietoja publiskus AI rīkus līgumu kopsavilkumiem, kas radīja jautājumus par konfidencialitāti. Pirms pilota biroja IT vadītājs veica vienkāršu pārbaudi: meklēšanā ievadīja viena klienta nosaukumu un ieraudzīja lietu dokumentus, ar kuriem viņam nebija nekāda sakara. Copilot šādu piekļuvi tikai paātrinātu: tas atbild, pamatojoties uz visu, ko lietotājs redz.
Otrs jautājums bija rezerves kopijas. Birojs uzskatīja, ka Microsoft saglabā visu, līdz kāds jurists nejauši izdzēsa klienta mapi un pēc 90 dienām izrādījās, ka tās vairs nav arī atkritnē.
Kas bija nepieciešams
- Skaidra piekļuves struktūra: lietu dokumentus redz tikai komanda, kas strādā pie lietas.
- Jutības etiķetes, lai konfidenciālie dokumenti tiktu marķēti un aizsargāti automātiski.
- Neatkarīgas Microsoft 365 rezerves kopijas ar iespēju atjaunot e-pastu vai dokumentu arī pēc gada.
- Copilot pilots, kas neapdraud klientu datus un parāda reālu ieguvumu.
- Minimāli traucējumi juristiem: ne vienas dienas bez piekļuves lietu materiāliem.
Ko mēs darījām
1.–2. nedēļa: piekļuvju inventarizācija
Mēs sastādījām pārskatu par visām SharePoint vietnēm, Teams komandām un koplietošanas saitēm. Rezultāts: 46 vietnes, 19 no tām ar piekļuvi visai organizācijai, un 230 aktīvas saites „ikviens ar saiti”. Kopā ar partneriem mēs vienojāmies par jaunu struktūru: viena vietne uz praksi, viena lieta uz Teams kanālu un piekļuve caur grupām, nevis atsevišķiem cilvēkiem.
3.–4. nedēļa: Microsoft 365 drošības sakārtošana
Tas bija Microsoft 365 drošības darbs: mēs atslēdzām anonīmo koplietošanu, pārnesām lietu mapes jaunajā struktūrā pēc saskaņotās shēmas (vecās saites turpināja darboties pārsūtīšanas dēļ) un iestatījām jutības etiķetes „Iekšējs”, „Konfidenciāls” un „Klienta lieta”. Pēdējā automātiski šifrē dokumentu un neļauj to pārsūtīt ārpus biroja. Mēs ieslēdzām nosacīto piekļuvi ar daudzfaktoru autentifikāciju visiem un bloķējām pieteikšanos ar personīgajiem kontiem no biroja ierīcēm.
5. nedēļa: Veeam rezerves kopijas
Mēs ieslēdzām Microsoft 365 rezerves kopijas ar Veeam: Exchange, SharePoint, OneDrive un Teams tiek kopēti vairākas reizes dienā uz MDP CLOUD datu centru Lietuvā (ES) un glabāti septiņus gadus, kā birojs pieprasīja. Pirmo atjaunošanu mēs veicām tajā pašā nedēļā: pēc jurista lūguma atgriezām mēnesi iepriekš izdzēstu e-pasta sarakstīšanos.
6.–7. nedēļa: Copilot pilots
Mēs ieslēdzām Microsoft 365 Copilot desmit juristiem. Iepriekš pārbaudījām, ko redz katrs cilvēks: meklēšana pēc klienta nosaukuma tagad rāda tikai paša komandas lietas. Pilots ilga divas nedēļas: līgumu kopsavilkumi, sapulču protokoli no Teams, pirmie atbilžu uz pieprasījumiem melnraksti. Kopā mēs sagatavojām īsu lietošanas politiku: kas ir atļauts, kas nav un kā pārbaudīt rezultātus.
Pilota laikā katrs dalībnieks veda vienkāršu žurnālu: kādam uzdevumam izmantoja Copilot, cik ilgi tas aizņēma agrāk un cik tagad, un vai rezultāts bija jālabo. Mēs arī pārbaudījām, vai Copilot atbildēs neparādās citu komandu lietu dokumenti; divās nedēļās šādu gadījumu nebija. Sarežģītākais nebija tehnoloģija, bet ieradumi: daži juristi sākumā joprojām mēģināja lietot publiskos rīkus, jo tie bija pazīstami. Palīdzēja īsas praktiskas nodarbības ar konkrētiem piemēriem no biroja ikdienas darba.
Rezultāts
Konfidenciālu lietu mapju, kas redzamas visam birojam, nav nevienas, nulle, un to katru mēnesi pārbauda automatizēts pārskats. Izdzēsta e-pasta vai dokumenta atjaunošana no Veeam rezerves kopijas aizņem apmēram 15 minūtes neatkarīgi no tā, kad tas izdzēsts. Pilota dalībnieki ietaupīto laiku novērtēja paši: vidēji aptuveni 3 stundas nedēļā uz katru juristu, galvenokārt no kopsavilkumu un protokolu sagatavošanas.
Pēc pilota Copilot tika paplašināts uz visiem juristiem. Publisku AI rīku lietošana ar klientu datiem ir aizliegta ar iekšējo politiku un tehniski ar DLP noteikumiem. Mēs turpinām rūpēties par biroja Microsoft 365 vidi: jaunas vietnes tiek veidotas no saskaņotas veidnes, un piekļuves pārskats katru mēnesi nonāk pie vadošā partnera.
„Lielākais ieguvums nav Copilot, bet tas, ka beidzot zinām, kurš ko redz.”
Ko mēs ieteiktu līdzīgā situācijā
- Sakārtojiet piekļuvi pirms Copilot. Copilot nemaina tiesības, tas tikai parāda, kādas tās patiesībā ir.
- Jutības etiķetes darbojas tikai tad, ja to ir maz un tās ir skaidras. Trīs etiķetes, ko saprot visi, ir labākas par desmit.
- Microsoft 365 nav rezerves kopija. Izdzēstie dati pēc noteikta laika pazūd; neatkarīga rezerves kopija ir vienīgais veids, kā tos atgūt pēc gada.
- Sāciet pilotu ar dažiem darbiniekiem, kuri ieguvumu izmērīs paši. Tas ir labākais arguments valdei.
